公司文件资料管理制度

公司文件资料管理制度（精选11篇）

　　在当下社会，制度对人们来说越来越重要，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。什么样的制度才是有效的呢？下面是小编精心整理的公司文件资料管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

　　公司文件资料管理制度 1

　　一、总则及范围

　　为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。

　　本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。

　　二、管理业务与分工

　　1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。

　　2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。

　　三、管理内容与要求

　　1.技术文件的种类

　　（1）技术类文件

　　由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。

　　（2）管理类文件

　　由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。

　　2.文件登记

　　（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。

　　（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。

　　3.文件的归档及保管

　　技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。

　　5.文件的修改与审批

　　（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。

　　（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。

　　《设计更改单》应包括下列内容：

　　（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；

　　（b）更改理由；

　　（c）会审意见、会审签名；

　　（d）设计、工艺负责人签名；

　　（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。

　　（3）技术文件的xx与批准

　　一般性的内容更改只须将填好的`《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。

　　（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。

　　（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。

　　公司文件资料管理制度 2

　　1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求，确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4、相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合管理部管理与控制，具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理，办公室应对其进行分类和编码，以便于归档，根据目前公司现有的非受控文件，可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　x-x.x-xx

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护，文件、资料应分门别类包装和存放，对于需存档的文件、资料要及时存档，并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02)，注明文件类别、索引号、份数等，如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索，便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03)，注明发放范围、数量、分发号等，并要求领用人在[文件分发登记表]上签领，以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发现文件误发时应立即追回，同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的文件、资料归还时，办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损原因，并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明，因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案，公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的'仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，可以给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件，由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许，不得随意复印公司的文件资料，如因工作需要复印文件，须经办公室主任批准，并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称，复印数量，并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管，当文件破损严重影响使用或丢失时，应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06)，由办公室主任批准，办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件，并应给予新的分发号，新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换，保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件，经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的，应向上级汇报，经总经理审批后，给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章，留一至两份备案，其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行，一人实施，一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件，应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废，并向各部门书面发布作废声明，防止误用。

　　公司文件资料管理制度 3

　　第一节文件收发

　　1、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发；须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。

　　2、文件签发后，送办公或部门文秘工作人员统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

　　3、文件和原稿，由办公归档，保存备查。

　　4、属于秘密的文件，核稿人应该注明秘密字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

　　5、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

　　6、外来的文件由办公专人负责签收，并分类登记。由办公主管提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

　　7、传阅文件由办公专人负责收回，对领导指示的文件，办公应及时组织传达和落实。

　　8、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。

　　9、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理

　　第二节文书打印

　　1、服务中心的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

　　2、公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门负责人不在时，可经行政人事部主管同意后办理。

　　3、私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。

　　4、文印工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务，保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。

　　5、文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

　　6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的'，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列办公开支。

　　7、要节约使用打印纸张、墨盒，尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式，要维护好打印设施设备，保证使用效率。

　　第三节文件书写

　　一、行文类别

　　（1）请示：请上级指示和批准，用请示。

　　（2）报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用报告。

　　公司管理制度体系文件文件编号：qms—wy—0203

　　文件名称：日常办公管理制度

　　版本号：第1版

　　修改次数：0

　　章节内容：公文处理管理制度

　　（3）指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用指示。

　　（4）布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用布告；向国内外宣布重大事件，用公告；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用通告。

　　（5）批复：答复请示事项，用批复。

　　（6）通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用通知。

　　（7）通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用通报。

　　（8）决定、决议：对某些问题或者重大行动作出安排，用决定；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用决议。

　　（9）函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用函。

　　（10）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用会议纪要。

　　（11）合同：适用于各种合作关系，合作事项的订立。

　　（12）其他：

　　1、司法文书：依据司法部门规定程序实施。

　　2、宣传海报、温馨提示、简报：主要用于小区宣传。

　　3、签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。

　　4、工作记录表格：在管理服务工作中使用。

　　二、书写格式

　　（1）纸张：一般a4型纸，其成品幅面尺寸为21 cm×29.7 cm。

　　（2）边距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm

　　（3）图文颜色：未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

　　（4）排版规格：标题文用4黑体加粗，正文依次宋体、仿宋等小4号，副标题加粗，一般每面排38每行32个字。

　　（5）装订要求：左侧装订，不掉页。

　　（6）主要标题顺序号：依次为一、，（一），1、，（1）。

　　（7）份数序号：在版面叶页脚页码，多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。

　　（8）附件：有附件的应标注清楚

　　（9）落款成文时间：以全称落款，日期用汉字将年、月、日标全；零写为o，相互对称；加盖红色印章居中下压成文时间，如果落款页没有正文，应采取调整行距、字距的措施加以解决。

　　（10）正式的红头文件应按照公文处理办法书写。

　　（11）财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。

　　三、内容要求：

　　（1）符合国家法律法规以及地方政策，按照公司各项管理制度。

　　（2）内部行文要求规范严谨，宣传语言应当生动活泼。

　　（3）内容应当符合主题思想要求，使用通俗语言，简明平实，准确反映信息。

　　公司文件资料管理制度 4

　　为了更进一步规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度。

　　一、文件、资料的来源和范围

　　文件、资料的来源有两种：接收和发放。

　　1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。

　　2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。

　　文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。

　　二、公司文件、资料归档的范围和归档分类

　　本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

　　1、行政类:

　　本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。

　　2、经营业务类:

　　公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

　　3、人事类:

　　劳动人事档案、劳动工资档案等。

　　4、政府类：政府下发至公司的各类文件。

　　5、财务类:各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。

　　6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

　　三、公司文件、资料归档的编制及编号

　　公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

　　1、本公司所有应归档的文件、资料，一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。

　　2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为:

　　1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。

　　3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以年月日加十位进行归编。

　　4、公司文件、资料的归档，应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级，“B”代表重要级，“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动合同，技术资料，财务资料等。“C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

　　5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级）。

　　例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为20xx年5月3日第一份档案，其编号为: JZB12013050301(A)。

　　四、档案的保管、调阅与归还

　　1、巳归档的公司文件、资料，由办公室统一编号后形成《文件档案》，并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

　　2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写《文档管理登记表》，并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

　　3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档，须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档，须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档， 须经公司经理批准后方可调阅。

　　4、公司文件、资料档案跨公司调阅， 须经公司经理批准后方可调阅，并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

　　5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。

　　五、归档保存期限

　　1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

　　2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案，会计档案，统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

　　3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

　　4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的.部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

　　六、档案的销毁

　　1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

　　2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》，并经相应批准人批准后，方可进行销毁。重要级以上文档，须部门主管批准后方可销。机密级公司文档， 须经公司经理批准后方可销毁。

　　3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写《文档销毁登记表》。

　　七、附表的管理

　　本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。

　　八、其它

　　本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。

　　本制度自签发人签字日起生效执行。

　　另附：附表1《文件接收登记表》

　　附表2《文件移交登记表》

　　公司文件资料管理制度 5

　　1目的

　　确保对文件和资料(包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。

　　2适用范围

　　适用xx嘉园管理处所有公文、资料的管理，包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。

　　3职责

　　3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

　　3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

　　3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

　　4质量要求

　　4.1文件资料管理全过程

　　4.1.1文件资料的归档范围

　　a.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。

　　b.人事劳资:员工档案、培训档案。

　　c.经营财务:经营合同、财务资料。

　　d.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。

　　e.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料(图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料)、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料(大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录)、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。

　　f.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件，如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准等外来文件，以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

　　4.1.2文件资料的归档要求

　　a.归档时必须进行认真查验，并办理交接登记手续，同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。

　　b.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件，在特殊情况下可使用复印件，但必须附上说明。

　　c.归档文件必须进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号，档案目录应编制案卷目录、卷内目录。

　　4.1.3文件资料的保管

　　a.资料在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　b.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

　　c.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

　　d.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作，对破损或变质档案要及时进行修补和复制。

　　4.1.4档案盒的运用(格式见标识二)

　　4.1.5档案资料的借阅

　　a.文件调阅权限:

　　a)财务资料除主任外，非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准，财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

　　b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

　　c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。

　　b.本管理处人员调阅超出权限，或涉及机密的档案资料时，应填写《借阅申请单》，资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借，科技档案借出后20日内归还，书籍45日内归还，如需长期使用者，须归还后办理续借手续。

　　c.外借档案资料不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理，在借阅范围内借阅，仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅，不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

　　d.借出和归还档案资料时，应办理清点、登记手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，不得隐瞒不报，应立即写出书面报告，并按情节追究当事人的责任。

　　4.2分项管理要求

　　4.2.1公文的`管理要求

　　a.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。

　　b.对外发文(业主/用户):凡是对外的发文均代表管理处形象，因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号，管理处主任审核同意后方能发放。

　　c.对外联系函:由相关部门起草，管理处负责人审批(重要事项)后发文。

　　d.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收，客服中心留存外部来函的原件，复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位，同时做好签收记录;如有需要，客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。

　　4.2.2业主/用户资料的管理要求

　　a.为便于掌握各业主/用户的基本情况，应建立一户一档制，并实行电脑化管理。

　　b.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名(是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等)、人员情况、紧急联络电话及联络人等。

　　c.业主/用户档案建立后，需将所有的情况输入电脑，以便及时查找，更新有关内容。

　　d.业主/用户资料要严格保密，严禁外借。

　　4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求

　　a.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放，同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储，以方便调阅。

　　b.工程资料原则上不得借出。如确需借出，需办理相关借阅手续，由管理处主任签字，外借时间不得超过一周。

　　5记录、标识

　　5.1标识一:立卷格式

　　5.2标识二:档案盒卷脊格式(侧面)

　　5.3标识三:对外发文(业主/用户)格式

　　5.4标识四:对外联系函、传真格式

　　5.5《借阅申请单》

　　5.6《借阅登记表》

　　公司文件资料管理制度 6

　　物业管理公司质量体系文件:文件和资料控制程序

　　1.0目的

　　确保现场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件和资料。

　　2.0适用范围

　　适用于质量体系所形成的文件和资料。

　　3.0职责

　　3.1行政部是文件和资料的归口管理部门。

　　3.2各部门(管理处)负责本部门(管理处)所使用文件和资料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和资料的分类

　　4.1.1质量体系文件(质量手册、程序文件、作业文件、质量记录)

　　4.1.2外来文件(国家有关物业管理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等)

　　4.1.3其它资料(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等)

　　4.2文件和资料的编号按《文件和资料的编号规则》执行。

　　4.3文件和资料的受控状态

　　4.3.1质量手册分为受控和非受控两种，受控文件和资料在第一页加盖受控文件印章，注明受控号，非受控文件一般只进行编号。

　　4.3.2质量体系文件均为受控文件，加盖受控文件印章。

　　4.3.3质量记录除原版文件应加盖受控章留存外，其它现场使用的可不盖受控章。

　　4.4文件和资料的编写、审批质量体系文件由管理者代表组织相关部门编写;质量手册、程序文件由管理者代表或物业管理公司经理审批;作业文件由主管领导组织改编、编写，管理者代表或物业管理公司经理审批。

　　4.5文件和资料的发布

　　4.5.1受控文件发放由行政部确定分发部门和数量，领用人在《文件和资料领用签收表》上签名，领取注有受控号和加盖受控文件印章的文件和资料。

　　4.5.2使用部门受控文件如有丢失，可提出书面申请，说明原因和理由，管理者代表批准后，重新发放，注明丢失的`原因;破损的以旧换新。

　　4.6文件和资料的更改

　　4.6.1文件和资料更改时，由提出部门人员填写《文件和资料更改申请单》，审核批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。文件资料的更改，增删在《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》中要有记载汇总。

　　4.6.2文件和资料更改审批通过后，由行政部实施，资料管理员按《文件和资料领用签收表》的名单，到领用了需改文件的人员处更改。手写更改文件和资料在更改处签上更改人姓名、日期及更改状态方才有效;若发放换页、换版后的新文件，应同时收回作废的旧文件和资料，并留下记录。

　　4.7文件和资料的管理

　　4.7.1文件和资料经编、审、批签名后，原件交管理者代表归档，列入《质量文件清单》受控。

　　4.7.2各部门保管的文件和资料要求建立《质量文件清单》受控。

　　4.7.3借阅文件和资料(原件一律不能外借)时，登记在《借阅登记簿》上，按规定的时间归还。

　　4.7.4其它文件资料的管理参见《文书、档案、资料管理办法》。

　　4.8文件和资料的换版与作废

　　4.8.1文件和资料每版更改不超过五次，修改次数号用正字的笔划数表示，一表示第一次更改，t表示二次更改……正表示第五次更改，若1次更改内容较多也可换版。版本号用a、b、c……表示，a表示第1版，以此类推。

　　4.8.2作废的文件和资料由行政部按《文件和资料领用签收表》及时收回并记录，立即盖上作废印章，统一销毁。为积累知识或涉及法律需要的作废文件和资料，在第一页上盖上保留资料印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和资料的编号规则》

　　5.2 《文书、档案、资料管理办法》

　　6.0相关记录

　　6.1《文件和资料领用签收表》

　　6.2《文件和资料更改申请表》

　　6.3《质量文件清单》

　　6.4《借阅登记簿》

　　6.5《文件和资料更改申请单编号与摘要登记表》

　　公司文件资料管理制度 7

　　1、凡本科具有保存价值的文件、资料(本科省卫生厅、市卫生局、医院各部门等工作中文件资料)，均进行整理、立卷。

　　2、设立专柜、专用文件箱，按类别归档。各种文件材料要求完整、齐全，并按不同部门、合并整理、立卷。

　　3、文件箱要求标题简明确切，并设目录，保持文件时间联系便于保管和利用。

　　4、定期核对文件、资料，做到各类文件与文件箱号码相同，发现缺少及时查找。

　　5、各类文件、资料每年清理一次，并按不同类别装订成册，另作保存。

　　6、各类文件、资料原则上不借出，如确实要外接的，必须经科领导批准，并由借用人在《借出文件、资料登记本》上签名，按规定期限交还后履行注销手续。

　　7、建立电子台账，文件、资料管理、保管逐步规范化，提高管理水平。

　　公司文件资料管理制度 8

　　1、目的：

　　明确技术图样与文件的签署、更改及标准化等内容，对技术图样与文件进行有效的控制。技术文件是公司的核心秘密，是公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有；公司的每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、正确性、系统性以及保密性，为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。

　　2、定义：

　　技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料以及商务合同、客户资源、财务报表等等；技术文件还包括未打印出图的'尚在计算机里的图纸资料、技术文档等。

　　3、范围：

　　适用于产品图样、工艺图样、设计文件和工艺文件的管理。

　　4、职责：

　　技质部门负责技术图样与文件的统筹管理。

　　5、内容：

　　5.1技术文件的形成与发放

　　5.1.1任何一份技术文件的形成都是公司员工辛勤劳动的成果和员工智慧的结晶，但其中还饱含了公司巨大的前期投入、过程控制和后期经营等因素，显而易见是公司投入了巨大的财力、物力，为每位员工提供了展示自己能力的平台，员工与公司在这个平台上共同进步和发展的过程中形成了种种技术文件。

　　5.1.2技术文件、技术标准及图纸资料的形成应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　5.1.3技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。

　　5.1.4图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“文件副本”、“受控文件”章，由技质部门发放到各使用单位并进行登记，或由使用单位提出申请，技质部负责图纸的发放。

　　5.1.5纸质技术文件或电子档技术文件等由技质部收存并负责保管。员工借阅技术文件应凭部门经理批准的借阅申请单向技质部借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性。

　　5.1.6技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行；技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。

　　5.1.7修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发更改通知书。

　　5.2技术文件的管理与存档

　　5.2.1技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，各部门应指定一名专职或者兼职资料员负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。若暂时未指定资料员，则由部门经理暂行代理。部门经理和资料员负责本部门技术文件的保密、发放与归档。

　　5.2.2技术文件、图纸由技质部备份、存档，技质部定期对技术资料进行整理。

　　5.3技术文件的保密

　　5.3.1技术文件任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。因工作需要必须打印或复制时，经办人提出书面申请单，部门经理签字批准后方可通过技质部资料员打印、复印、拷贝。

　　5.3.2为了保证技术资料的保密性，除按正常程序（员工填写申请单，部门经理批准）办理外，任何人不得私自向外人转让和借出技术资料，一经发现要报公司给予严肃处理。

　　5.3.3若不负责任的遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

　　5.4技术文件的销毁

　　5.4.1由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术文件需要销毁和清除。

　　5.4.2需要销毁的技术文件由资料员提出，部门经理会同有关技术人员一起仔细校对核实，然后将销毁理由与销毁文件清单上报总经理室，由总经理签署“同意”后，方可销毁。

　　5.4.3销毁的纸质文件必须经过碎纸机或者烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。

　　6、常用表单

　　6.1《技术文件、图纸资料发放记录表》

　　6.2《技术文件、图纸资料申请领用表》

　　6.3《技术文件、图纸资料销毁申请表》

　　公司文件资料管理制度 9

　　1、总检员对二级维护以上竣工出厂车辆，签发机动车维修竣工出厂合格证。

　　2、合格证由资料管理员负责保管，视生产情况由专人持道路运输许可证副本到管理部门购领。

　　3、合格证由总检员向资料管理员领取，资料管理员须建立合格证领用、签发台帐。

　　4、总检员须逐项填写合格证，签名并加盖本单位公章，签发后合格证存根交由资料管理员保存。

　　公司文件资料管理制度 10

　　1、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。

　　2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验人员、检验单、竣工出厂合格证（存根）及结算清单等。

　　3、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

　　4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

　　5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

　　6、根据档案的'内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，电子档案要及时备份。

　　7、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

　　8、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。

　　9、机动车维修档案保存期两年。

　　公司文件资料管理制度 11

　　第一章秘密文件、资料的收发

　　第一条秘密文件、资料的收发应由保密员负责。因特殊情况，保密员不在单位时，由分管领导指定专人负责。

　　第二条秘密文件、资料的收发应采用保密部门统一印制的收（发）文登记簿进行登记，以规范管理。登记的项目一般包括收（发）文时间、收（发）文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数、收（发）文编号（即按编排顺序号）等。各项登记均应准确，无误。

　　第三条收发秘密文件、资料，必须履行签收手续，明确交接双方的责任。

　　第四条接收秘密文件、资料的程序如下：

　　（一）首先要检查包装是否完整，并将件数、发送编号、密级、收件单位与送件单位进行认真对照，核实无误后，在回执清单上签上姓名、日期和加盖文件收发专用印章，证明已经收到。

　　（二）签收后即打开包装，检查是否存在错发或数量不对等现象。如发现问题，要及时向发出单位查询，防止漏失。如无差错，应随即在收文登记簿上进行登记，并在文件、资料的首页上方加盖本单位的收（发）文印章，并填上收文编号和日期。

　　第五条对外发出秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。程序如下：

　　（一）按照确定的发放范围，在发文登记簿上按对应的栏目要求进行登记。

　　（二）在文件、资料首页上方盖上单位的收（发）文印章，用号码机打上发文编号。

　　（三）在信封面左上方标志好秘密等级及发文编号，并准确书写收件单位的地址和名称。

　　（四）核点数量并进行封装。如果在同一信封内装几份或几个不同内容的秘密文件时，要在发文登记簿上记录清楚，信封面上要标明其中的最高密级。

　　（五）秘密文件发出前，要认真清点核对，确保收件单位、发文编号、密级准确。

　　（六）由单位保密员按发放范围发放。第二章秘密文件、资料的传阅

　　第一条传阅秘密文件、资料应由保密员专人负责。先由单位主管领导根据文件、资料的密级和制发机关、单位的要求，以及工作实际，确定知悉的范围，然后由保密员负责传阅；任何机关、单位和个人不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。对绝密级的，保密员必须对接触和知悉内容的人员做出文字记录，记录内容包括接触人员姓名、文件编号、签领时间、退回时间等。

　　第二条阅读绝密级文件、资料必须在保密室或符合保密要求的阅文室进行。阅读其它密级的要在符合保密要求的其它办公场所内进行。如因确工作需要在办公场所以外阅读和使用的，必须经有关领导批准。阅读和使用时必须遵守有关保密规定，确保秘密文件、资料的安全。

　　第三条传阅秘密文件、资料，应当办理登记、签收手续。传—阅时必须采取直传方式，不得在阅读人之间自由传阅，保密员要随时掌握文件、资料的去向。

　　第四条阅读人不得擅自留存、摘抄传阅的秘密文件、资料。

　　第五条传达秘密文件、资料时，凡不准记录、录音、录像的，传达者应当事先申明。

　　第二章秘密文件、资料的复印

　　第一条绝密级文件、资料原则上不得复印，如确因工作需要复印的，应当经密级确定机关、单位或上级机关批准。

　　第二条复印制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件、资料，应当经本机关、单位的主管领导批准。

　　第三条密码电报严禁复印。

　　第四条复印秘密文件、资料，不得改变其密级、保密期限和知悉范围。

　　第五条复印秘密文件、资料，应当履行审批、登记手续；复印件应当标明复印的机关、单位、份数和日期及编号，并视同原件一样管理。

　　第六条汇编秘密文件、资料，要请示原制发单位，经批准后方可汇编。汇编时，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围，并且要按照其中的最高密级和最长保密期限进行标志和管理。

　　第七条摘录、引用国家秘密内容形成的秘密文件、资料，应当按原件的密级、保密期限和知悉范围进行管理。

　　第三章秘密文件、资料的清退销毁制度

　　第一条秘密文件、资料必须采用保密部门监制的电脑密码文件柜存放，并单独设置保密室，由保密员统一管理。存放秘密文件、资料的场所，必须配备防盗铁门、铁窗。

　　第二条秘密文件、资料原则上要退回原制发的`机关、单位。特殊情况的，可咨询保密部门清退办法。

　　第三条保密员要定期核查、清退所经管的秘密文件、资料。除制发机关规定清退时间的须按时清退外，一般情况下，保密员每月要进行清点，每季度核查、清退一次，当年的秘密文件、资料必须在次年第一季度全部清退完毕。如确需立卷归档或需延长使用时间的，应当向发文机关说明情况，并办理有关手续。

　　第四条涉密人员、保密员离岗、离职前，应当按有关规定将所保存的秘密文件、资料进行清退，并办理移交手续。

　　第五条需要归档的秘密文件、资料，应当按照国家有关档案法律规定归档。

　　第六条如果单位被撤销或合并的，应当将秘密文件、资料移交给承担其原职能的机关、单位或上级机关，并办理好登记、签收等移交手续。第七条与会人员带回的秘密文件、资料要及时交给保密员登记、保管。保密员要主动跟踪会议文件、资料的管理，防止有关文件、资料丢失。

　　第八条要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和销毁工作。按政府有关要求集中清退和销毁文件，文件的清退与销毁必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导批准同意。个人不得擅自销毁文件。

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