档案室管理制度

时间：2025-12-05 00:14:12 好文我要投稿

档案室管理制度锦集(15篇)

　　随着社会不断地进步，制度的使用频率呈上升趋势，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，下面是小编整理的档案室管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

档案室管理制度锦集(15篇)

档案室管理制度1

　　一、村档案工作是村管理工作的紧要构成部分。建立健全村种类档案，目的紧要在于为村领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度村工作和对村工作做出决策，供应精准、牢靠的依据。村要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好村的档案建设。

　　二、村建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包含文书档案、会计档案、基建档案、荣誉档案、学籍档案、村民档案、特别载体等。

　　三、档案室要订立档案文件资料收集细目，档案员要依照这一细目全面适时地搜集各类档案资料，并定期征集归档、建档。

　　四、建立健全并认真落实好档案工作的'各项规章制度，包含归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使村档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。

　　五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要依照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，适时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。

　　六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，谙习村各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高本身的业务水平和管理水平。

　　七、档案员要定时向上级主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

　　八、村内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。村外人员来校查阅档案，必需持有单位介绍信，经村紧要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必需经档案室人员认真核对签署看法。

　　九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不绝挖掘档案信息，编制各种辅佑襄助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

　　十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持乾净、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密

档案室管理制度2

　　一、凡本档案室保管的档案资料，一般只限于本单位各科室或部门借阅使用，外单位借阅利用的，必须持有单位介绍信或证明，经本单位主管领导批准方可借阅；

　　二、借阅档案资料时间最长期限为5天，用完后立即归还，如需继续使用，应办理续借手续；

　　三、借阅者必须爱护档案资料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件内容，不得随意圈画、涂改、抽取、撤换档案材料，未经领导批准和档案管理人员的.同意，不得翻印复制；

　　四、本单位职工个人因工作需要查阅有关档案资料的，须经主管领导批准；

档案室管理制度3

　　1、认真贯彻执行《保密法》，自觉维护党和国家机密，严防档案失踪、泄密事件发生。

　　2、珍贵档案和有密级档案须领导批准后，限于在阅览室内查阅。

　　3、未经允许不准擅自摘抄、复制和对外泄漏档案内容。

　　4、档案人员要做到知密不泄，不与无关人员谈论档案机密。

　　一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档工作。

　　二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。

　　三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施效能。档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准，要注意关好门、窗、锁、灯。

　　四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。

　　五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档案清单，并做好整

　　理、分类、保管和统计工作。

　　六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合基础教育管理要求。

　　七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。

　　八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。

　　九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定时间内收回。

　　十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销毁相关档案。档案管理员岗位职责

　　1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和学校领导的业务指导。

　　档案员工作职责

　　一、认真学习《档案法》和档案专业知识，熟悉和掌握档案管理业务知识，努力提高档案管理现代化水平。

　　二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编目、归档、保管以及档案统计、移交登记工作。

　　三、熟悉室藏所有档案资料的内容，积极按要求做好档案借阅、利用工作。

　　四、遵守保密纪律，认真执行档案工作的各项管理制度。接受上级业务主管机关的业务指导和监督。

　　五、负责档案库房日常管理，做好档案安全管理工作。

　　六、负责本单位日志的`收集，做好大事记、基础数字汇编等档案编研工作。

　　七、宣传贯彻档案工作法律法规，提高集体档案意识，对本单位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。

　　立卷归档制度

　　一、归档范围

　　归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。

　　二、归档要求

　　1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档；收文要及时登记，凡有登记编号的收文，经办人办理结束后及时退还办公室。

　　2、文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。

　　3、整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，做到整齐美观。

　　档案移交制度

　　一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

　　二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。

　　三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交接双方履行签字手续，以明确责任。

　　四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

　　五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　档案保管制度

　　一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。

　　二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录，保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。

　　三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

　　四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。

　　五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室内吸烟。

　　六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追究档案人员责任。

　　七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。

　　档案保密制度

　　一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。

　　二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。

　　三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。

　　四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。

　　五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻阅文件、档案。

　　六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

　　档案借阅利用制度

　　一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履行借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。

　　二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗失。

　　三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。

　　四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做好归还及利用效果记载。

　　档案统计制度

　　一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏报、瞒报。

　　二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据，做到及时、完整、准确。

　　三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。

　　四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐全，进出手续登记完备。

　　五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。

　　1、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校种类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。

　　2、学校建立档案室，存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、从事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。

　　3、档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。

　　4、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化

　　5、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

　　6、档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

　　7、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

　　8、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

　　9、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。

　　一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档工作。

　　二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。

　　四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。

　　五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档案清单，并做好整

　　理、分类、保管和统计工作。

　　六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合基础教育管理要求。

　　七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。

　　八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。

　　九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定时间内收回。

　　十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销毁相关档案。档案管理员岗位职责

档案室管理制度4

　　为摸清家底，核实数据，从数据中反映档案的成效，特制订《档案统计制度》。

　　一、档案统计的范围包括收集管理归档入库的档案、移交的`档案、鉴定销毁的档案和查阅利用的各类档案。

　　二、档案统计的基础是做好登记。必须对入库、移交的档案进行分类和总量登记；鉴定销毁的档案必须进行造册和数量登记；查阅和利用档案必须进行总量和定向分析数量的统计。

　　三、凡入库的档案每年归档后及时分类统计；凡移交的档案，在移交时及时统计；凡鉴定销毁的档案，在登记造册、审批核销后一次性统计；凡查阅利用档案按月、按查阅人次、利用各类案卷的数量统计，并作好统计后的查阅利用档案分析。

　　四、档案统计必须简明清楚、记载完整、数字正确。

档案室管理制度5

　　一、档案保管制度

　　1、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

　　2、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

　　3、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

　　4、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

　　5、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

　　6、做好库房温湿度的监控与登记工作。

　　7、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

　　档案保密制度

　　一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

　　二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

　　三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

　　四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

　　五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

　　六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

　　七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

　　档案利用制度

　　一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅。

　　二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

　　三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

　　四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

　　五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

　　六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

　　七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

　　档案室人员

　　一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

　　二、遵守各项档案业务。

　　三、维护档案的.完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

　　四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

　　五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

　　档案鉴定制度

　　一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

　　二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

　　三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

　　四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

　　五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

　　六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员）；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

　　安全与消防制度

　　一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

　　二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

　　三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

　　四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

　　五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

档案室管理制度6

　　第一条根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，为加强本中学校档案的科学管理，更好地为教育事业服务，特制定本办法。

　　第二条档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。

　　第三条坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。

　　第二节档案工作体制、机构和干部配备

　　第四条各处室必须参与档案工作，配备兼职档案管理人员，并制定岗位责任制。

　　第五条办公室负责本单位档案室工作，业务上受区档案局的监督和指导。

　　第六条各处室的档案工作受办公室领导，并有一名处室同志分管，与校档案室建立档案工作网络。

　　第七条档案干部要认真学习档案业务知识和教育专业知识，不断提高业务素质，更好地开展档案工作。

　　第八条上级领导要支持和关心档案管理人员，在职称评定、福利待遇等方面享受与其他专业人员同等待遇。档案管理人员要相对稳定。对有档案专业职称的档案干部在调离档案工作岗位时，应听取授予职称的档案业务管理机关的意见，同时档案干部调离前应办理交接手续。

　　第三节档案工作的任务

　　第九条负责本单位党、政、工、团等组织和内部机构所产生的全部档案，为本单位各项工作服务，并对各处室和部门执行制度的情况进行监督和检查，确保档案完整准确。

　　第十条负责开发档案的信息资源，根据提供利用的实际情况需要，编制各种检索工具和开展档案编研工作。

　　第十一条参加单位科研项目评审鉴定，工程项目竣工验收和设备仪器开箱等活动。

　　第四节文件材料的立卷与归档

　　第十二条建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、团、教学、财会以及各处室形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行收集、整理、立卷并定期向档案室归档。

　　第十三条档案室对归档档案的案卷应进行检查，对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管和利用。

　　第十四条各处室的档案一般应在第二年上半年统一向档案室归档，交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。

　　第十五条科学技术研究活动中形成的科技文件材料在科研项目评审鉴定后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。

　　第十六条基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目竣工验收后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。

　　第十七条凡价值一万元以上的仪器设备在购置、安装、使用活动中形成的科技文件材料采取随时归档的方法，设备部门应通知有关人员参加仪器设备的开箱验收活动。

　　第十八条财务管理中形成的报表、帐册、凭证等文件材料，除帐册和凭证在财务部门保存两年后向档案室移交归档，其它文件材料在次年的上半年向档案室移交归档。

　　第十九条各处室工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料，要按归档范围的规定，及时向档案室移交归档。

　　第二十条凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于长久保存。

　　第二十一条声像档案形成后要随时整理，及时归档，即由承办人员在完成摄录后三个月内向档案室移交归档。

　　第五节档案的整理和保管

　　第二十二条档案的系统整理应按部门分类、初步立卷、卷内文件整理编目、卷内案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷目录七个步骤进行。

　　1、定档案分类方案，按照此方案指导文件分类、排列组合。

　　2、将文件按一定特征分门别类，组合成一个有紧密联系的文件组合体即案卷。

　　3、将案卷内文件排列顺序调整后固定下来编写页号，填写卷内文件目录。

　　4、将同一类案卷按一定标准初步排列起来。

　　5、填写备考表、装订、填写案卷封面。

　　6、确定案卷排列顺序，按排列顺序逐卷编制案卷号。

　　7、按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一本名册，即为案卷目录。

　　第二十三条档案应有专门的档案库或档案柜保存，存放地点应坚固干燥、通风，并做到防火、防虫、防光、防鼠、防盗、防潮、防尘、防高温等安全措施，定期检查保管状况，发现问题及时处理，保证档案的安全。

　　第六节档案的提供利用

　　第二十四条档案室保存的档案主要供本单位和上级主管机关利用，为本单位开展的各项工作服务。

　　第二十五条档案室应根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动开展档案利用工作，为本单位各项工作服务，逐步提高档案利用效果。

　　第二十六条档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必须严格履行登记手续，写明借阅的目的，点交清楚，归还时要进行检查，及时注销。

　　第二十七条借阅档案者要遵守借阅制度，不得在档案上圈点、涂改、划道污损，如有违者，按《档案法》第二十四条规定承担法律责任。

　　第二十八条借阅人因公出差、出国、调动、离退休等须将所借档案归还，借阅的时间一般不超过半个月，必要时办续借手续。

　　第二十九条制发档案证明和答复函调(证明要注明出处和根据，不得擅自解释)制发证明要仔细核对，经领导审阅后，加盖办公室公章。

　　第七节档案的鉴定和销毁

　　第三十条档案室应根据1988年8号文件，市档案局转发国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》、《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《上海市中、小学校档案管理暂行办法》，编制单位的文书档案保管期限表。

　　第三十一条档案室应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在办公室负责人主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组对无保存价值的档案进行登记造册，经单位领导人批准报上级部门审核后销毁。

　　第三十二条毁档案要明确销毁人和监销人，进行实地监销。销毁后在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁的具体日期，并签名盖章。

　　第八节档案的统计与移交

　　第三十三条档案室应建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计并按照规定分别向上级机关和档案业务主管机关报送档案工作的基本情况统计表。

　　第三十四条各部室的档案由本单位档案室集中统一管理，根据保管期限妥善保存。

　　第三十五条机构撤消、合并时，要在机构变动前组织专人整理好档案，按规定向有关部门移交，并办理移交手续。

　　第九节附则

　　第三十六条本制度如与上级规定有抵触时，则依上级规定执行。

　　第三十七条本办法自公布之日起施行。

　　第二章文书工作制度

　　第一节文书处理制度

　　1、严格执行《国家行政机关公文处理办法》，公文处理必须规范化制度化。

　　2、公文必须按照行政公文写作规则和要求，用A4纸拟稿和钢笔书写，正确应用文种，格式符合要求，请求应坚持“一文一事”，避免请示与报告混杂。

　　3、发文必须按规定审批程序，经领导签发统一编号行文，并做好发文登记。

　　4、收到外来文件后，必须先登记，传阅文件要合理安排、严格管理，做到及时、准确、安全，并做好催传、催阅工作，以免积压和散失。组织传阅，应本着先急后4、缓，先领导后一般，先主办后协办，先办理后阅知的原则进行。

　　5、凡外出人员公务活动中形成的带回的文件，均应交办公室签收、登记、归档，任何人不得据为已有拒绝归档。

　　第二节文书材料的立卷归档制度

　　1、在工作活动中形成的'各类文件材料(文书、科技、声像，会计等)均应及时收集、立卷归档。

　　2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，每年六月底以前必须完成上一年度的文件材料的立卷工作。

　　3、坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一次会或每搞一项中心工作，要及时做好文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。

　　(1)归档的文件材料，必须符合要求，用A4纸和钢笔书写，正件原件齐全。

　　(2)卷内文件的排列，必须保持文件间的历史联系。

　　(3)卷内文件的排列，应坚持先近后远，先重点后次要，先批复后请求的原则，并在每页的右上角编上页号。

　　(4)提倡立薄卷、专题卷，每一案卷的卷内文件一般不超过200页。

　　(5)案卷标题要简明确切，符合“三要素”(作者、内容、文种)要求。

　　第三节印章管理制度

　　1、公章和介绍信，由办公室专人保管。

　　2、严格执行审批制度，凡涉及到各处室的文件报表等，由各部门核准，分管领导审批签名后加盖公章。

　　3、用印后必须登记。

　　4、严禁在空白介绍信、证明信、支票上预先加盖印章。

　　5、盖章时，注意收集具有保存价值的文件材料。

　　第三章档案工作制度

　　第一节档案库房管理制度

　　1、档案库房是保管档案的重要场所，非档案管理人未经许可，一律不准入内。

　　2、严格加强档案库房管理，认真做好保密和防火、防盗、防潮、防光、防尘、防蛀等保护工作。

　　3、档案库房内不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，严禁吸烟。

　　4、库房门窗必须保持坚固，出入库房随手关门，确保库房安全。

　　5、档案库房要定期做好通风降温和卫生工作。

　　6、定期检查档案保管状况，发现问题及时处理。

　　第二节档案保密制度

　　1、严格执行国家保密法的规定，经常开展保密工作的学习和活动，提高贯彻保密法的自觉性。

　　2、档案工作人员对所保管的档案必须严格保守机密和安全，严格遵守档案室工作规则，做到手续清楚，不发生差错和文件遗失。

　　3、档案工作人员不与无关人员在任何场所谈论档案工作，模范遵守制度。

　　4、对机密档案要严格控制调阅范围，依照制度提供利用，不私自带回家中。

　　5、保密文件未经上级机关批准，不得复制和摘抄。

　　第三节档案利用借阅制度

　　1、借阅档案者必须严格国家保密法，以保证档案的绝对安全，维护国家机密。

　　2、档案室保存的档案主要为本单位服务，如借阅对象和范围超出本单位人员或部门业务范围，需征得本单位及档案形成部门领导的同意。

　　3、查阅绝密级档案应经总支书记、校长批准，机密级和密级要经主管主任的批准。

　　4、查阅档案应在档案室指定地点。对档案要爱护，不得任意涂改、损撕文件材料，如有上述行为，一经查实要即上报，依法追究责任。

　　5、归还时借阅人应向档案室工作人员清点所借档案，经核实收回借阅单后才能离开。

　　6、摘录、复制档案需经档案管理人员同意，复制档案还需填写申请单，摘录件、复制件经档案管理人员核对(内容、页数、份数)无误后由档案室盖章后方有效。

　　第四节档案的保管制度

　　1、单位党、政、工、团、教学、会计等档案实行集中统一管理。

　　2、每年档案按要求分类整理，编好案卷归档号。

　　3、档案按类、年分别排列入架。

　　4、档案资料的收入和移出要有登记和统计，并按规定向上级报告档案工作的基本情况。

　　5、借阅档案要有登记。

　　6、定期检查档案保管状况，对永久、长期档案已破损、退色的要及时进行修复。

　　第五节档案统计制度

　　1、档案统计工作必须做到准确、及时、科学。

　　2、档案统计数字要实事求是，如实反映情况，防止弄虚作假。

　　3、按时按规定向上级机关报送《档案工作基本情况统计表》。

　　4、档案统计资料要妥善保存。

　　5、做好档案利用效益的统计，凡获有一定经济效益、社会效益的利用情况，要填写档案利用情况登记表。

　　第六节档案移交制度

　　1、移交文件材料必须填写《档案材料移交清单》一式两份，双方各执一份。

　　2、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。

　　第七节档案鉴定销毁制度

　　1、档案鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，全面地考察档案的价值，正确地制定档案保管期限，确保档案的质量。

　　2、鉴定工作必须有组织、有领导地进行，由办公室主任主持该项工作，由分管领导负责，由档案部门组成鉴定小组。

　　3、鉴定人员直接地具体地审阅每个案卷的内容，重要的案卷还要求一页一页地审阅文件内容，判定档案价值，确定存毁意见。

　　4、销毁失去保存价值的档案，应逐页登记造册，经分管领导批准、上级部门审核后才能进行。

　　5、销毁文件档案，必须依规定在指定的地点进行。

　　6、销毁档案必须有2人以上监督销毁，防止丢失泄密。

　　7、监销人员监销后在销毁档案清册上注明销毁日期并签名盖章。

　　第八节档案的预立卷制度

　　学校档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范我校的档案预立卷工作，对做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查利用具有重要作用。

　　为了促进我校档案管理水平的整体提高，现就加强我校档案预立卷工作提出如下条例：

　　1、确立和坚持平时归卷制度，做好收集、整理，并按类目归卷，便于查找利用。

　　2、建立规范的预立卷类目表，并依次设置条款编号。

　　3、立卷部门可根据工作实际向档案室提出对预立卷类目进行调整建议。

　　4、明确预立卷工作职责，档案室人员负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导并检查平时归卷情况。

　　第四章各级各类档案工作职责

　　第一节档案工作分管领导职责

　　1、分管校长职责：认真贯彻《档案法》，规划本校的档案工作，并把档案管理工作落在实处，加强档案管理的教育，增强全体教职工的档案意识，努力创造条2、件，不断促进本校档案工作发展。

　　3、办公室主任职责：领导档案室工作，认真贯彻宣传《档案法》，强化档案工作，积极开发档案信息资源，为本校各项工作提供服务。

　　4、各处室主任：落实本处室兼职档案员，加强对处室档案员考核，以确保处室的材料收集齐全、整理规范、按时归档。

　　5、对网络人员工作进行年度考核，实行奖惩办法，鼓励先进，促使档案纳入学校考核范围。

　　第二节文书工作人员职责

　　1、必须严格执行《国家行政机关公文处理办法》，文书处理必须做到准确、及时、安全。

　　2、负责公文的收发、公办、用印、立卷、归档，上级来文和部门的文件材料必须分类登记，专柜保存。

　　3、严格执行保密制度，不得将文件随意乱放、折叠、丢失或带回家，调借阅文件材料发须登记。

　　4、按公文写作的规定和要求，认真做好公务文书的拟写、校对工作和发文登记。

　　5、参加校内召开的各类会议时，认真做好出席统计和会议记录。

　　6、坚持平时立卷，按时完成每年的立卷归档任务。

　　7、认真做好文件清退工作。

　　第三节档案工作人员职责

　　1、严格按照《档案法》集中统一管理本校各类档案，为教育科研、教学等工作服务。

　　2、要忠于职守、刻苦钻研业务知识，严格执行档案工作制度。

　　3、认真做好各类档案的接收、归档工作，把好案卷质量关，对各处室归档的案卷，逐一审查、登记，对不符合要求的坚决退回，及时改正。

　　4、凡设备开箱、基建项目竣工，档案人员必须到现场收集有关资料。

　　5、做好督促、指导工作，定期召开档案网络人员会议，进行业务指导。

　　6、定期核对清点档案，保持帐物相符。

　　7、定期检查档案库房，严格“八防”措施。维护档案的完整与安全，如发现案卷污损应及时修补。

　　8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度档案的排列入库工作，编制案卷目录，并及时向上级机关报送《档案工作基本情况表》。

　　9、积极主动开展档案提供利用服务，做好编研工作。

　　第四节档案网络人员职责

　　1、严格遵照《档案法》实行档案集中统一管理的原则。

　　2、负责收集、整理、保管本部门本年度所形成的文件材料。

　　3、本部门形成的文件材料不得用圆珠笔、彩色笔、铅笔书写。

　　4、做好上级来文和外出人员开会带回文件的收集、登记工作。

　　5、及时向档案室提供信息，协助档案室做好平时立卷归档工作。

　　6、主动与档案室办理一年一度的移交工作。

　　7、每一次活动结束后，应及时向档案室移交有保存价值的各种文字、图象等不同形式的历史记录。

　　第五节电子档案工作职责

　　1、电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作由承办部门负责;电子文件归档案管理的日常监督、指导和保管开发利用等工作，由本校档案室负责。

　　2、本校档案的电子文件，与其他门类和载体的档案实行集中统一管理，档案室配备计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。

　　3、专职档案员应具备计算机专业知识，熟悉计算机系统，积极主动提供服务，发挥归档电子文件的作用。

　　第五章档案分类及档案人员网络图

　　文书档案：党支部、校长室、教导处、总务处、工会、团队

　　教学档案：综合类、学籍管理类、课堂教学类、德育教育类、艺术科技教育类、卫生工作类、教材类、教师队伍建设类

　　会计档案：凭证类、帐册类、报告类、其它

　　基建档案：项目

　　设备档案：办公(辅助)设备、交通工具

　　科研档案：课题、论文

　　声像档案：照片、底片

　　电子档案：光盘、磁盘

　　荣誉档案：奖状、证书、奖牌(杯)、其它

　　教师业务档案：语、数、处、政史地心、理化生、音体美劳计(正副本)

档案室管理制度7

　　一、严格执行档案法和保密法，自觉遵路项目和国家的制度，守保密纪律和相关积极采取措施，确保档案秘密；

　　二、严格执行档案管理制度，按照审批权限和借阅范围借阅档案资料，档案管理人员不得将档案擅自带出阅档室，也不得扩大借阅范围；

　　三、对保管的档案资料内容、数量、存放位置等保密事项，不得外传和泄密；

　　四、不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密，严禁在私人通讯中涉及档案秘密；

　　五、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房，更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案；

　　六、非本档案室工作人员未经允许，禁止进入档案库房；

　　七、禁止私自出卖属于青临高速项目和国家所有的.档案、资料；

　　八、因工作需要携带档案外出，必须经领导同意，并采取有效的安全措施；

　　九、销毁档案资料时需进行登记，按照保密规定派专人负责监销，须两人以上监督，严防泄密；

　　十、定期对保密工作进行检查，堵塞漏洞，确保档案安全；

　　十一、档案室钥匙由专职档案员专管、专用，实行壹把钥匙制度；

档案室管理制度8

　　为使各项安全措施落实到位，确保档案安全管理万无一失，特制定本规定。

　　一、本馆设有烟雾报警和安全防盗系统，由保管利用科负责操作使用。

　　二、对本馆库区已配备消防器材的定期检查、日常维护和到期更换工作由保管利用科负责。

　　三、库区和消防安全通道严禁堆放杂物，消防安全通道必须时刻保持通畅，指定安全员负责每天随时检查。

　　四、库区和五、六楼其他辅助用房严禁吸烟和使用明火，并在库区显著位置设警示牌。

　　五、档案库房实行专人管理，未经本馆领导同意，非保管人员不得擅自进入库房。

　　六、本馆消防防盗安全工作实行层层负责制，分管领导为总负责人;保管利用科为直接责任科室。

　　本馆“两防”报警系统与区政府值班室联网管理，由保管利用科负责库区日常维护管理，综合科负责办区域日常管理。

档案室管理制度9

　　档案室是学校党政文书资料，人事档案学生学籍档案保存使用的场所，列为学校安全管理要害部位，工作人员应特别做好安全工作。为加强档案管理切实做好档案工作，确保档案的安全和质量，特定档案室安全管理规定：

　　1、档案室是机密部位，应有专人专管，非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

　　2、要维护档案的'完整性，保持其历史联系，要做到“有规可循，有据可查”，便于保管加利用。

　　3、档案库房内严禁吸烟。相仿器材固定存放，工作人员离开库房时要关闭门窗，切断电源。

　　4、保持档案室整洁卫生，并有防盗、防火、防潮、防鼠、防尘、避光等安全措施。

　　5、档案箱排列要整齐，分类存放，每年清库查对档案一次，确保档案安全。

　　6、调阅档案要严格履行登记手续，做到调卷登记，还卷注销。

　　7、各类资料进入档案室，必须严格登记制度，借还制度，机密资料，人事档案严防丢失，严防泄密事件的发生。

　　8、门窗坚固防盗，工作人员随手关窗锁门，假期，节日要特别加强看护，确保安全。

　　9、档案管理人员要不断学习掌握科学知识，善于总结经验，提高管理水平。逐步实现管理的标准化，规范化，科学化和现代化。

　　学习档案室应悬挂《学校档案室安全管理制度》，《学校档案室资料借阅登记制度》，应建立《学校档案借阅登记本》《学校档案室安全检查记录表》。

档案室管理制度10

　　1、非本室工作人员，未经同意，不得进入库房。

　　2、档案室内不得存放与档案工作无关的物品，并始终保持室内整洁。

　　3、按照防火、防尘、防盗、防潮、防光、防虫鼠的要求，设置窗帘、樟脑精，配置气体灭火机，适时进行库房密闭通风等措施。

　　4、档案装具统一，存放排列整齐，箱（柜）统一编号并标明所存档案类别及年代。

　　5、定期清点核实存档案，级差档案褪变，破损情况，发现问题及时汇报、及时解决。

档案室管理制度11

　　为切实保障涉密档案的安全，特制定应急救援涉密档案管理措施。

　　一、本单位工作人员须严格遵守国家保密法律法规的规定，切实做好应急救援涉密档案的保密工作。

　　二、建立涉密档案保密管理责任制，单位主要负责人承担涉密档案保密管理领导责任，保密管理人员承担涉密档案的保密管理责任。

　　三、成果档案管理机构和档案管理人员承担涉密档案的日常管理工作。设立专门的涉密档案保管库房，按铁门、铁窗、铁柜 “三铁”标准建立涉密档案存放设施，配置必要的监控、防火、防潮等设施。档案管理人员离开时应关门落锁，发生工作调动时应办理资料管理交接手续。

　　四、对涉密档案的`使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理制度。凡使用涉密档案须经主管领导批准，并予登记后，方可提供。涉密档案使用后应及时归档。登记清册须存档保存，要求帐物相符、记录清晰。任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密档案，不得拷贝、对外传送涉密档案数据。确需复制的，应报原提供成果的测绘行政部门批准，并向原档案提供部门登记备案。

　　五、使用基础地理信息数据，须严格遵守《计算机信息系统保密管理暂行规定》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》等计算机信息系统保密管理的有关规定，杜绝外传、丢失、泄密事件的发生。

　　六、处理、传输、存储涉密档案数据的计算机软件和硬件系统必须采取安全保密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码，密码应超过八位；安装加密防毒软件。涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相联，不使用无线网卡等无线联网装置。涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档案室。使用和维修涉密计算机系统，须有专管人员监督。

　　七、涉密档案只能用于被许可的使用目的和范围。因使用目的或应用项目结束等原因，须销毁涉密档案的，必须报本单位主要领导审批，并报原档案提供单位备案。

　　八、销毁涉密档案须经专人清点、核对、登记、造册，由本单位主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。

　　九、如发现涉密档案泄密、失密事件，应及时报告单位主管领导，及时查清事件发生的原因及责任，将事件调查处理到位。