人力资源档案管理制度

人力资源档案管理制度（精选17篇）

　　在生活中，人们运用到制度的场合不断增多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。一般制度是怎么制定的呢？下面是小编为大家收集的人力资源档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

　　人力资源档案管理制度 1

　　第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

　　第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的'收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

　　第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

　　第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

　　第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

　　第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

　　第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

　　第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

　　第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

　　第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

　　第十二条本制度从_年一月一日起执行。

　　人力资源档案管理制度 2

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的`借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　人力资源档案管理制度 3

　　一、严格执行国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

　　二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

　　三、各部室应明确规定档案责任人，档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

　　四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

　　五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

　　六、各类承包合同、商务合同、协议的'正本原件由财务部归档，副本原件由办公室归档，其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

　　七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

　　八、归档资料必须符合下列要求：

　　①文件材料齐全完整;

　　②根据档案内容合并整理、立卷;

　　③根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　九、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

　　十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定的酌情处置。

　　十一、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

　　人力资源档案管理制度 4

　　第一节员工招聘

　　一、招聘原则：用人唯贤、公开、公平、公正，不拘一格选拔人才。

　　二、招聘条件：符合工作岗位所要求的年龄、性别、学历、学位、专业、执业资格、职称等条件，思维敏捷、实际工作能力强，具备较好专业知识，身体健康，政治面貌清楚。

　　三、招聘程序：

　　1、公司行政办每年定期进行人力资源盘点，全面了解各职能部门的岗位设置，人员及到岗情况，并拟定出公司年度人力资源配置计划草案。

　　2、行政办根据总经理批准后的人力资源配置计划开展具体招聘活动。

　　四、招聘流程：

　　1、行政办首先对应聘人员填写的《应聘人员登记表》及提供的相关资料(身份证、学历证、职称证等)确认真实有效的基础上，对照应聘岗位《职务说明书》进行初步筛选，确定符合条件的人员参加面试和复试。

　　2、应聘人员的面试和复试由行政办与用人部门经理共同进行(高级员工由总经理进行)。

　　五、聘用

　　1、面试和复试合格者由行政办呈报总经理批准后，发出聘用通知。被聘用员工与公司签订劳动合同或用工协议(试用)并开始进入3个月的试用期。

　　2、行政办组织开展新员工的入职培训并与用人部门一道对员工试用期进行跟踪考核。

　　3、被聘用的新员工试用期发给试用期包干工资，试用期满并经考核合格的，公司将确定其正式工资级别并签订正式的劳动合同或用工协议。

　　第二节劳动合同

　　一、合同种类：

　　1、试用期合同：新员工须经过3个月试用期，其间与公司签订试用期合同。

　　2、正试合同：试用期满经考核合格，男45岁(含45岁)、女40岁(含40岁)以下，原无工作单位或虽有工作单位(行政、事业单位除外)但己与原单位解除劳动关系的员工签订正式劳动合同。

　　3、用工协议：试用期满经考核合格，除以上第2条规定以外的所有员工签订用工协议。

　　二、合同期限：

　　1、试用期合同期限为3个月。

　　2、正式劳动合同(或用工协议)期限根据员工工作岗位等不同情况，分为以下两种：

　　(1)公司与中、高级员工及骨干员工签订期限为3年的正式劳动合同(或用工协议)，超过3年期限由总经理批准。

　　(2)公司与普通员工签订期限为1年的正式劳动合同(或用工协议)。

　　三、合同签订程序：

　　1、公司行政办负责指导新聘员工和续聘员工签订《劳动合同书》(或用工协议)。

　　2、《劳动合同书》(或用工协议)一式二份，双方各执一份。

　　3、公司与员工双方同意在劳动合同期满后续签劳动合同的，应在原合同期满前30日内重新订立《劳动合同书》(式用工协议)。

　　第三节人事调整制度

　　一、人事晋升管理：

　　1、建立定期晋升制度，通过员工晋升，弥补空缺岗位，保证组织的正常运行。

　　2、员工晋升由其所在部门主管向行政办提交《晋升推荐表》，并阐明晋升理由。

　　3、行政办对部门晋升请求进行审核，并负责考察该员工的工作表现。

　　4、公司成立员工晋升考核小组，由行政办安排晋升考核，具体晋升考核为：员工述职、部门评价、行政办评价、考核小组随机提问、考核小组总结。

　　5、员工晋升考核通过后，由行政办发放书面晋升通知及新岗位《职务说明书》并以人事变动发文通报。

　　6、员工晋升职务后，按新任职务确定报酬。

　　二、人事降职管理：

　　1、员工有下列情行之一者，公司将对员工进行降职处理。

　　①、由于组织机构调整而精减工作人员。

　　②、不能胜任本职工作，年度考核不合格，但又不构成辞退条件的，可考虑降职处理。

　　③、员工因身体状况欠佳不能承担繁重工作的，可考虑对员工进行降职处理。

　　④、依公司员工奖惩条例对违反纪律的员工进行降职处理。

　　2、操作程序：

　　①、部门主管向行政办提出该部门拟降职员工的降职请求和薪资降级申请(部门经理以上人员由总经理提出)。

　　②、行政办根据降职管理规定对部门提出的降职请求和降薪申请进行审核后，呈报总经理批准。

　　③、经总经理批准后，行政办以书面形式通知本人，并以人事变动发文通报。

　　三、人事调动管理

　　员工因工作需要进行公司内平行的人事异动依下列程序办理。

　　1、部门主管向行政办提出员工调动请求。

　　2、行政办根据部门主管提供的资料和职务说明书中规定的任职资格对调动请求进行审核后呈报总经理批准。

　　3、经批准后，行政办提前10天以书面形式通知本人，并以人事变动发文通报。

　　4、员工须在7天内办理好工作交接手续。

　　四、人事辞职管理

　　1、公司员工因故辞职，本人应提前30天向所在部门提出辞职申请报告并填写《离职通知书》，经部门经理批准后送行政办审核。

　　2、行政办审核无误后呈报总经理批准。

　　3、辞职员工须在规定时间(10个工作日)办理好工作移交和财产清还手续。在规定时间内在财务部办理相关手续，领取薪金。

　　4、员工有下列情行之一，不得辞职。

　　①、涉及公司重要机密，特殊职位不满解密期的。

　　②、重要业务尚未处理完毕，且必须由本人处理的。

　　③、正在接受公司审查的。

　　五、人事辞退管理

　　1、员工有下列情行之一者，公司有权予以辞退。

　　①、在试用期内不符合录用条件的。

　　②、不履行劳动合同的。

　　③、严重违反公司劳动纪律或公司规章制度的。

　　④、严重失职，营私舞弊，对公司利益造成重大损害的。

　　⑤、连续旷工超过三天或一年累计旷工超过10天(含10天)的。

　　⑥、因自身原因被司法机关依法追究刑事责任的。

　　2、有下列情行之一者，公司有权辞退员工，但应提前一个月以书面形式通知该员工。

　　①、因公司业务紧缩须减少一部份员工时。

　　②、合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使原劳动合同无法履行，经双方协商不能就变更合同达成协议的`。

　　3、辞退程序：

　　①、员工出现以上情形之一时，由部门主管向行政办提出辞退申请，(部门经理以上人员由总经理提出)。

　　②、公司依据以上第2点中①②条款规定与员工解除劳动合同时，行政办应审核员工工作日，报总经理批准后发给该员工一次性离职补偿金(补偿金计算：员工在公司连续工作满6个月以上至12个月者发给一个月本人实得工资作为补偿金，工作满一年以上按每工作一年发给一个月工资标准计算补偿金)

　　③、经总经理同意后，行政办应提前通知员工本人，并向员工下达《离职通知书》，员工填写好后由部门主管、行政办分别签注意见报总经理审批。

　　④、员工在离开公司前办理好工作的交接手续和财产清还手续后，方可在指定日期到财务部办理相关手续，领取薪金或离职补偿金。

　　第四节薪酬福利制度

　　一、薪酬组成：

　　本公司员工收入由基本工资，各种津补贴及奖金三部份组成。

　　二、薪酬制度：

　　1、公司按员工的实际工作天数支付工资，付薪日期为每月29日，支付的是员工当月工资，若付薪日恰逢节假日，则在最近的工作日支付。

　　2、新员工试用期工资按所聘岗位职能工资的60—80支付。试用期满并经考核合格者，执行所聘岗位级别正式工资标准。

　　3、公司的工资实行多元化管理，驾驶员及短期聘用人员工资另行确定。

　　三、薪酬调整：

　　1、员工工资级别调整的依据。

　　①、公司范围的工资调整，根据经营业绩情况，社会综合物价水平的较大幅度变动相应调整全公司范围员工工资水平。

　　②、奖励性薪金晋级：其对象为年终绩效考核优秀，在本职岗位工作中表现突出，在促进企业管理，提高经济效益方面成绩突出者。

　　③、职务变更：员工职务发生变动，相应调整其在该职务级别内的基本工资。

　　④、员工在年终考核中，工作绩效低下者，将被下调岗位薪金。

　　2、员工工资调整依规定程序报批，集团董事会终审。

　　四、员工福利：

　　1、员工参照国家有关规定，享受社会养老、失业保险等相关福利。

　　2、享受公司组织的每年一次的常规性健康体检。

　　3、休假。

　　(1)、享受国家规定的公休日和法定节假日。

　　(2)、婚假：凡在本公司连续工作满12个月(自转正之日起)的正式员工，可凭结婚证书申请14天(含休息日)的有薪假期。未用之假期不以薪金形式补偿。

　　(3)、产假：凡在本公司连续工作满12个月(转正之日起)的正式员工，持医院证明书和准生证可申请有薪(基本工资)产假90天(含休息日和法定节假日)。

　　(4)、慰唁假：凡试用期满的正式员工，其直系亲属(配偶、子女、父母)不幸去世的，可申请3天有薪慰唁假。

　　(5)、病假：凡试用期满的正式员工一年可享受5天有薪病假。末用之病假

　　不以薪金形式补偿。

　　事假按实际出勤天数计发工资。

　　第五节绩效考核制度

　　一、转正定级：

　　1、新员工要经过3个月的试用考察期，在此期间进行新员工入职培训并通过培训考核。

　　2、新员工试用期考察期间无故旷工或迟到、早退累计三次的将予以辞退。

　　3、行政办在新员工试用期满后一周内下发《试用员工转正定级表》，部门主管根据该员工试用期在岗适应性，业务能力，工作主动性及团队精神等方面的表现公正写出评语并对该员转正与否及工资定级情况提出部门建议。

　　4、行政办根据该员工的转正考核结果作出同意定级，延长试用期或不能录用的决定，签署意见后呈报总经理批准。

　　5、考核表经总经理批准后，行政办与转正员工签订劳动合同，正式聘用。

　　二、绩效考核

　　1、自评。自考核周期结束后的第一个工作日，行政办向各部门员工发放考核表，由员工本人填写，作为部门考核的初步依据。

　　2、部门主管考核。部门主管根据员工填写汇总的考核表中所反映的员工考核情况及日常工作表现，客观公正地进行主管考核评价。

　　3、复核：行政办根据上述考核结果，客观公正地复核。

　　4、一般员工考核结果由分管副总批准，部门经理以上人员考核结果由总经理批准。

　　5、考核结果将成为员工奖金发放的主要依据。

　　6、考核优秀者将获得加薪、晋升的机会，考核成绩低下者将视情况予以降薪、降级、调岗或淘汰。

　　第六节培训制度

　　一、内训管理

　　1、结合公司的发展需求，行政办负责制定公司的年度培训计划，并公布于众。

　　2、公司指定的培训对象须参加规定的培训课程，行政办将实行培训考勤管理，培训成绩计入员工培训档案，作为年终考核，奖励及任职依据之一。

　　二、外训管理

　　1、因工作需要，员工外出参加培训，应填写《员工培训申请表》，报部门经理审批，经行政办审核后，呈报总经理批准，公司承担培训费用。

　　2、员工报销培训费，须持毕业证书，结业证书或有关证明文件，否则不予报销。

　　3、公司鼓励员工利用工作之余参加与本职工作相关的学历、学位考试、职称考试、执业资格考试，对取得相关证书的，给予员工500—1000元一次性奖励。

　　4、对培训费在2000元以上者，须签订培训合同，行政办对培训合同统一管理。

　　三、服务年限管理：

　　公司支出培训金额须为公司服务年限

　　2000元—3000元1年

　　3000元—5000元2年

　　5000元—8000元3年

　　8000元以上5年

　　凡员工培训后在公司工作时间(从培训之日起)不满上述年限者，离职时公司有权按违约时间对应的培训金额扣回员工培训费。

　　第七节奖惩条例

　　一、员工奖励条件：

　　公司员工符合下列条件者，应由上级主管酌情申报，予以奖励。

　　1、对公司业务有特殊贡献成绩或贡献，有利计划经采纳实施有效。

　　2、对于舞弊或危害本公司权益的事，能事先发现或防止，而使公司减少或免受损失的。

　　3、严格控制开支，节省成本有显著成绩者。

　　4、发现事故苗头及时排除，避免发生重大事故者。

　　5、提出合理化建议经实施确有成效者。

　　二、员工惩处的条件。

　　1、有渎职、失职或对问题失察的。

　　2、泄露公司机密或谎报事实的。

　　3、伪造或涂改公司的任何报告或记录的。

　　4、利用工作之便为自己和他人谋私利的。

　　5、违反公司各项规章制度或对抗上级命令、决议的。

　　6、遇突发事件故意逃避的。

　　7、挥霍公款、浪费公司资产的。

　　8、违反任何安全条例或从事任何足以危害安全的行为。

　　9、工作时间偷闭怠工或擅自离岗的。

　　10、托人签到、打卡或代人签到、打卡的;无故旷工、迟到、早退的。

　　三、获奖或惩罚方式的确定

　　1、奖励的种类：本公司对员工的奖励分为加薪和有薪假两种。

　　2、惩处的种类：惩处分书面警告、降职、辞退三种。

　　(1)、书面警告：适用于违反各项规定者，并予以扣发相应工资或奖金。

　　(2)、降职：多次违反公司有关规定并无悔改表现者，公司将予以降职。

　　(3)、辞退：严重违反公司有关规定或严重过失者。

　　四、奖惩的实施

　　1、奖励。部门经理提出奖励建议并填写《员工奖励建议》，签注意见后送行政办审核，呈报总经理批准后执行，行政办备案。

　　2、惩处。部门经理提出纪律处分建议，填写《员工过失通知书》，签注意见后，送行政办审核，呈报总经理批准后执行，行政办备案。

　　3、部门经理以上奖励或惩处由总经理批准并送行政办备案。

　　4、本制度解释权归集团公司行政办

　　人力资源档案管理制度 5

　　新时期随着人力资源管理理念的提出和在人事管理工作中的贯彻落实，传统的干部人事档案管理工作受到了极大的限制，已经无法满足新时期人力资源管理工作的实际需求，对干部档案管理工作进行改革创新势在必行。所以针对当前我国干部人事档案管理工作中存在的问题，相关工作人员应该积极探索优化干部人事档案管理的措施，保证干部人事档案管理工作能够满足人力资源管理需求，为人力资源管理工作的优化开展提供相应的支持。

　　一、当前我国干部档案管理工作中存在的问题

　　随着人力资源管理工作的贯彻落实，我国相关部门已经开始认识到人事档案管理的重要性，并对档案管理工作进行了适当的改革创新。但是综合分析，在当前我国干部档案管理工作中仍然存在一定的问题限制了干部档案管理效果的提升和干部资源的合理利用，其具体问题表现在以下方面：其一，重视程度不足，基础性投入缺乏。部分领导人员尚未认识到干部档案管理工作的重要性，在档案管理工作方面的投入不足，导致档案管理工作的推进缺乏有效的支撑，极大增加了干部档案管理的难度，不利于干部档案管理成效的获取[1]。其二，档案材料不完善，信息获取存在一定滞后性。由于领导人员的忽视以及缺乏有效的支持，直接造成档案管理人员工作积极性偏低，在搜集和整理档案资料的过程中不重视档案资料的全面性，信息获取不够及时，档案信息流失现象较为严重，也限制了档案管理作用的有效发挥。其三，档案人员综合素质不足，对档案的开发和利用存在限制。档案管理人员的综合素质对档案管理工作的优化产生着至关重要的影响。但是当前我国部分档案管理人员综合素质不足，信息技术能力相对较差，无法结合干部档案管理的实际需求对干部档案做出科学的管理，甚至导致干部档案信息失真，限制了干部档案资源的有效利用。所以针对上述问题，新时期应该积极探索科学合理的干部档案管理措施，为干部档案资源的有效利用提供良好的支持。

　　二、基于人力资源管理理论优化干部档案管理工作的措施

　　基于人力资源管理理论的指导，在人力资源管理模式下创新干部档案管理工作，应该注意挖掘档案资源潜力，提升档案资源的有效利用率，以科学的干部档案管理为人力资源管理工作提供相应的支持。

　　（一）加强领导人员对干部档案管理工作的重视

　　在组织开展干部档案管理的工作中，领导人员的重视对档案管理工作的优化产生着重要的影响。所以基于人力资源管理理论的指导，应该借助一定的宣传教育让领导人员认识到干部档案在促进人力资源管理工作中的作用，进而自觉加强对干部档案管理工作的重视，加大干部档案管理投入，为各项管理工作的开展提供良好的支持，并对干部档案管理人员实施专门的督促和提醒，有效促进干部档案管理水平的提升和管理作用的发挥。

　　（二）积极推进干部人事档案管理制度化建设

　　在人力资源管理模式下组织开展干部人事档案管理工作，应该结合人力资源管理理论的指导对管理工作进行适当的完善，逐步增强管理的科学化和系统化程度，促进管理质量的提升[2]。在具体操作方面，应该注意结合干部档案管理的实际需求建立健全管理制度，保证各项管理制度都在制度的规范和约束下进行，切实提升档案管理规范化程度，为相关工作人员查询、借阅和使用干部档案提供一定的便利。唯有如此，干部档案管理才能够逐步实现制度化发展，整体管理水平也能够得到进一步提升。

　　（三）对搜集资料的途径进行进一步整合展

　　干部档案管理过程中对干部档案信息的搜集可以从多种渠道完成，但是信息搜集渠道的丰富也在一定程度上增加了信息搜集的难度[3]。所以在加强干部档案管理的过程中，应该结合实际情况对档案资料搜集渠道进行有效整合，再结合人力资源管理工作的实际需求制定有针对性的'资料搜集措施，提升干部档案资料搜集的规范化程度，保证干部档案资料的全面性和客观性，有效避免档案资料流失问题的出现。这样借助对档案信息搜集渠道的整合，能够为干部档案管理工作的优化提供良好的支持。

　　（四）加强对干部档案管理人员的教育和培训

　　基于干部档案管理人员自身素质对档案管理工作产生的影响，新时期在组织开展档案管理工作的过程中应该对干部档案管理人员实施教育和培训，让其认识到干部档案在辅助人力资源管理工作方面的重要作用，增强其开展档案管理工作的自觉性[4]。同时，对干部档案管理人员实施信息技术教育培训，增强其利用信息技术加强档案管理工作的能力，为干部档案管理工作的优化提供相应的人才保障。

　　结语：

　　综上所述，在当前社会背景下，档案管理工作的重要性逐渐凸显出来，在干部人事管理工作中，干部档案也发挥着重要的作用。所以在开展干部档案管理工作的过程中相关工作人员应该注意以人力资源管理理念为指导，积极结合干部档案管理的实际需求探索档案管理优化创新措施，在提升档案管理质量的同时，为干部档案资源的合理利用创造良好的条件。

　　人力资源档案管理制度 6

　　1 人事档案管理与人力资源管理的关系

　　人力资源管理就是对与一定物力相结合的人力运用科学的方法进行合理的组织、培训与调配，使人力、物力能够保持最佳的比例，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。人力资源管理的基础是人事档案提供的信息，人事档案管理的优劣将会对人力资源管理工作的有效性产生直接影响。

　　2 人事档案管理对人力资源管理的促进作用

　　2.1 人事档案为人力资源开发提供真实可靠的信息和数据

　　人事档案是现代社会人存在的最有力的证明文件，其伴随着人的一生的成长历程，可以说，人一生中所发生的所有重大事件在档案中都有所记录，使组织能够及时地发现新人，各尽其职，扬长避短，使人才得到充分的利用。

　　2.2 人事档案对人力资源开发有促进作用

　　（1）利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长，避其短，司其职，用其智，最大限度地发挥人才效力。

　　（2）利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理。

　　2.3 人事档案为人力资源提供重要的依据

　　人事档案为企事业单位的一些重大决策提供了必要的依据。如绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。

　　2.4 人事档案可以优化人力资源的合理配置

　　随着信息化、全球经济一体化加速和国内法制体系的健全，以知识、信息、服务等为特征的新经济时代对传统人事档案管理实施了合理配置，进而更好地促进企事业的迅速发展。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源不是静止的，它随着时间的推移、内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳配置。

　　2.5 人事档案有助于制定合理的管理规划

　　近年来，学界对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策、人力资源需求，并且对人力资源的预测更科学、规范，从而制定出合理的管理规划。

　　2.6 使人力资源的管理水平得到提升

　　人力资源管理中，人事档案管理是重中之重，因为人事档案管理工作中的所有业务活动的展开都是围绕人事档案信息来的，所以人力资源的管理水平相应的也得到应有的`重视，相应的管理水平也有所提升。

　　3 人事档案管理不善对人力资源管理的阻碍作用

　　虽然随着社会的发展，人事档案管理较之以前有了很大的进步，然而，人事档案管理不善的问题仍然存在并阻碍了人力资源管理，其负面作用主要表现在如下几个方面：

　　（1）虚假的档案材料妨碍了人力资源合理配置档案的基本特性，有时掩盖了其真实性，如果没有了真实性，人事档案也就失去了利用价值。如今造假学历、防伪学士学位证及个人简历的伪造、虚报年龄事件等层出不穷，导致人事管理混乱重重，出现了许多不必要的麻烦。诸多不对称的信息对未来人力资源配置的预测造成了重大的影响，并将使企业失去更多的人才。

　　（2）人事档案材料分散，内容简单雷同，降低了人力资源的效力。如今有些人事档案材料单一，内容抽象，无法体现个性特色，这种人事档案对企业的选人、用人失去了真正意义上的参考价值，以至于影响到员工的选拔和正常晋升等，不仅使员工的积极性受挫，还会导致组织不必要的损失。因此大大降低了人力资源的效力，增加了企事业的管理成本。

　　（3）档案材料管理手段落后，缺少时效性，降低了人力资源管理的效率。随着信息全球化、经济、技术不断更新，人事档案也在不断地产生新的管理制度和体系。如果落后的管理制度不予以剔除，那么将阻碍新制度的发展，降低管理效率。如果不加强制度和技术更新，日新月异的社会，加上人员的流动性巨大，将跟不上人事管理规划的脚步，会浪费大量的时间和人力，工作效率低，只能被动地接收信息。

　　4 完善人事档案管理，为现代人力资源管理服务

　　人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护组织人力资源管理、促进人力资源可持续发展的重要保障。

　　4.1 优化人事档案管理制度，增强人事档案的动态性和真实性

　　人事档案管理的活动中，应该及时对不适应新形势、新情况的规章制度进行改革，从而建立新的、适应新形势的、更为合理、更为科学的人事档案管理制度，将人事档案管理工作法律化和制度化。建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理和考核，运用现代科技和信息技术，及时对遗漏丢失的材料进行检索，及时查找补救，确保档案材料的完整性。

　　4.2 建立人事档案现代化信息管理系统，提高人力资源管理的效率

　　人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。运用现代化信息管理制度，提高人力资源的管理制度尤为重要。

　　5 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

　　随着现代企业制度的建立，市场竞争的日益激烈，企业人事档案管理工作必须转变观念，转变服务模式，把档案工作延伸到经济建设的最前沿。

　　5.1 充实人事档案的内容

　　在传统人事档案的基础上应增加一些能够反映个人综合能力、素质和由权威部门认定的业绩考核资料以及能够反映个人性格特征、专业能力、兴趣爱好等个性化的材料。

　　5.2 增强人事档案的真实性

　　真实性是人事档案最基本的特性。人事档案管理工作应在原有基础上进行清查、核对人员信息，剔除无效、虚假信息，扩展存档范围，将个人可公开信息分类储备，建立企业人才数据库。这些数据库由专人动态管理，及时更新个人信息。对于企业较为重要的人员应更为详尽地收集其个人信息。此外，现代的人事档案管理工作可以充分借用现代化多媒体手段，以音像资料记录个人信息，这样，可以扩展信息量，形成完备的信息管理体系和处理系统，提高整体使用水平。

　　6 加强人事档案的时效性

　　人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地、及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。加强人事档案的动态性管理，定期对原有的人事档案进行审核鉴定，剔除无保存价值的内容，补充新的内容，使人事档案的信息得到及时更新，方便人力资源管理部门了解和认识一个人的全部实际情况，包括历史的和现在的。

　　7 加强人事档案的现代化管理

　　人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作对策，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，变被动接收档案资料为开发档案的潜在价值，主动提供服务。传统档案以纸张为介质，占用空间较大，保管环境要求较高；随着计算机网络的普及，应充分利用这一平台，改变原有工作对策。企业可以将个人的档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在企业内部局域网上建立平台，形成资源共享。

　　8 切实提高档案管理人员的素质

　　人力资源档案管理制度 7

　　信息时代背景下，传统的分散的档案信息资源管理方式已经不能适应社会需求，如何深入的发掘档案信息资源的潜在价值，完善档案信息资源的管理程式，是档案管理所迫切需要解决的问题。档案信息资源整合因其可以解决现在档案利用受限，实现档案信息资源面向公众的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我国档案信息资源整合还不成熟，迫切需要完善。本文拟对策问题进行研究。

　　一、档案信息资源整合的涵义与功能

　　所谓档案信息资源整合，就是在我国档案工作“统一领导，分级管理”体制下，对分散形成的档案进行分散保管，用网络技术连接区域性综合档案馆保管基地，通过以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进行管理的模式。

　　从其具体功能来看，主要有三点：第一，档案信息资源整合有利于完善馆藏结构。档案信息资源整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完善馆藏结构。第二，信息资源整合有利于地区信息配置的优化。整合区域内档案信息资源接收范围的统筹规划，使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化的知识组织方向发展，缩小了地区间的“数字鸿沟”。第三，档案信息资源整合有利于实现档案社会功能。档案信息资源的整合是搭建信息共享的平台，更好开发利用档案信息资源，便于档案信息转化为社会财富。

　　二、档案信息资源整合中存在的问题

　　基于上述档案信息资源整合的'重要功能，我国也加快了这方面的建设步伐。20xx年6月，国家档案局了《数字档案建设指南》，旨在实现档案信息资源的整合和利用。尽管我国大力重视档案信息资源的整合，但仍然存在诸多问题。

　　1、制度层面：档案管理体制不合理

　　我国现存档案工作实行的分级、分专业管理体制，暴露许多弊端，已经不适应档案信息资源整合工作的开展：大量档案资源长期散存在各单位，处于非专业管理状况，管理混乱，损失难以想象。由于档案管理无序，查找利用困难，更难以服务社会；重复建设，财力、物力浪费严重，同时，综合档案馆馆藏结构单一，服务功能弱化。因此，为确保以后不再造成新的档案资源分散，必须通过资源整合理顺管理体制和建立起新的规范化运行机制。

　　2、技术层面：档案信息资源整合技术落后

　　档案信息资源整合不仅包括档案实体的整合，还包括数字档案信息的整合。除档案实体的整合在基层馆内借助技术整合，还要在一定程度上进行地域范围内，更大范围的整合，传统档案硬件设施不齐全无法完成整合的任务。除了人员技术掌握能力外，档案部门普遍设施不齐全，目前档案部门没有充分利用现有技术提供的条件来开展这方面工作，突出表现在一些档案保管单位连最基本的目录都没有编制完整，更谈不上档案目录中心的建立。全国档案目录中心历经二十余年的建设，至今没有完成充分说明了这一点。

　　3、人力资源层面：档案人员综合素质不高

　　信息化条件下，加强档案信息资源的整合不仅依赖于档案管理制度和技术，与档案人员的综合素质也是密不可分的。总的来看，我国目前档案人员的综合素质还亟待提高，一方面受档案馆人员自身学历、专业、知识面等条件的制约，不少人面对社会各阶层、各行业的信息需求，显得力不从心，人员流动性也比较大；另一方面部门人员知识结构不合理，尤其是缺乏能适应档案资源整合需要的人才，这些现状使得档案馆档案资源整合工作无法正常开展。

　　三、档案信息资源整合的对策建议

　　当前我国信息化建设、电子政务建设以及档案部门现代化建设为我国档案信息资源整合提供了前提条件。针对上述问题，为了更好地促进我国档案信息资源整合力度，我们必须从制度建设、技术强化以及人才队伍建设方面予以努力。

　　1、制度层面：强化档案信息资源整合的制度保障

　　强化档案信息资源整合的制度保障是档案信息资源整合建设中的关键因素。具体来讲：一是要明确整合主体，建立约束机制。档案信息资源的整合要有制度作为保障，明确档案信息资源整合主体。在设置上必须进一步调整档案馆网布局，明确整合建设中主体部分，进而建立约束机制。二是规范管理档案信息整合的工作环节。无论是档案工作的社会各环节配合，还是档案工作本身的运行机制都要规范。另外，还要加强对整合部门的监管，使制定的相关规定与制度落实到实处。

　　2、技术层面：推动档案信息资源整合的数据库建设

　　在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于其他信息领域，档案资源整合建设的核心内容是档案信息资源库的建设，因而，建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库是重点。档案数据库是档案信息资源整合中的“细胞”组织，根据工作要求建立档案管理数据库，将各部门各单位在网上流转的档案信息通过oa系统自动存到档案数据库。

　　3、人力资源层面：加强档案信息化人才队伍的建设

　　只有不断提高档案人员的综合素质，才能使档案信息资源整合研究与建设工作更优质、高效地开展。一是档案从业者要有良好的知识素养。档案人员必须具备一定的语言文字素养和丰富的历史文化知识。二是要掌握熟练的信息处理能力。不仅要适应网络信息技术操作的要求，还要具备运用数字化、网络化技术手段进行档案信息管理系统的软件开发、档案信息网站的设计与维护、数字档案馆的构建等能力。三是要具有扎实的业务能力。档案信息资源整合工作是一项综合性很强的工作，这就要求档案人员熟练地运用业务知识，运用现代科技手段对档案信息展开分析和整合。

　　人力资源档案管理制度 8

　　各级档案部门要牢固树立为“三农”服务的思想，紧抓农村劳动力资源工作的特点，在档案管理工作中理清工作思路，突出工作重点，落实为广大农民劳动力资源服务的各项措施，扎扎实实做好农业和农村档案工作。

　　广大档案管理干部是农村劳动力资源管理的生力军，是档案管理的组织者、实施者和推动者，一支高素质的管理干部队伍，必将促进档案管理工作的有序开展。在推动档案管理工作深入开展的进程中，要努力造就一支熟悉农村政策、具有较强工作能力的管理人员队伍。同时，要加强对管理干部的监督教育，建立和健全管理人员考核激励机制，促进管理人员保持持久的积极性和战斗力。

　　随着农村经济社会的不断发展和农村改革的不断推进，围绕农村劳动力资源的各类档案资料也越来越庞大。面对迅速增长的档案资源，如何做好相应的管理工作，逐渐成为摆在各级管理部门面前的重要工作。改变传统的服务方式，完善农村劳动力资源档案管理机制和服务机制，已成为国家和社会稳定的重大问题之一。

　　1.劳动力资源档案管理的宗旨与内涵

　　劳动力资源档案是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录了劳动力资源在不同时期、不同阶段的发展情况和历程，对了解历史、查考现实、制定政策规划具有极其重要的作用。

　　劳动力资源管理部门要想真正做到掌握农村劳动力资源的最真实最全面的信息，并可以通过查阅档案了解劳动力个人的全部历史和工作经历，就需要建立完善的、可信的档案管理体系。

　　劳动力资源档案管理部门应将提供优质服务作为工作的基本点，与时俱进，牢固树立“服务民生”的观念，积极拓展服务形式，提高服务质量，构建完善、丰富的`档案管理体系。做好档案管理工作， 要加强对档案管理部门的档案监督指导，建设适应民生需求的档案资源体系。要建立健全民生档案法规体系，规范归档机制。

　　2.集安市劳动力资源档案管理现状

　　劳动力资源档案关系着千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革的进一步深入。由于传统体制下档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，操作过程繁琐，管理人员意识淡薄，致使当前的劳动力资源档案管理制度改革举步维艰。

　　人力资源档案管理是一项专业性较强的工作，相关档案材料需要专人管理。由于档案资源管理工作量大，管理人员和管理流程也略显混乱。在档案管理手段上，仍未实现全面的信息化办公，致使档案材料有时并不能及时归档整理。目前，基层档案管理部门对劳动力资源管理的档案化管理工作还缺乏有效认识，并没有真正建立为劳动力资源服务的档案管理制度。同时，农民工自身关于档案的认识极为有限，并没有树立相关的意识。

　　3. 建立健全档案管理的主要内容

　　档案资源管理和建设作为一个系统工程，需要突出重点，多方面开展建设，具体内容主要包括加强人员素质的培养、完善档案管理机制、健全档案管理制度、加强信息化建设等。

　　相关部门应以档案行政主管部门为主，会同下级管理部门，以科学规划、循序渐进等为原则，制定切实可行的发展规划，统一管理，统一部署。对仍处于空白的民生档案的要尽快予以建立，已建立的要继续完善。

　　随着信息技术的普及，档案管理信息化成为国家和社会信息化发达程度的重要标志之一。信息技术迅速而全面地渗透到政治、经济、文化等多个领域以及人类生活的各个方面，对社会的进步和发展产生了极其深远的影响。随着档案信息量的不断，应建立统一标准的民生档案信息管理系统，研究和制定一套通用的数据规范，坚持统一规范，避免各自为政、互不兼容的情况发生。应逐步建立诸如劳务输出等档案的专题数据库。

　　总之，对于档案管理，应强化意识，健全制度，规范整理，电子归档，充分利用，服务为主。

　　人力资源档案管理制度 9

　　第一章 总则

　　第一条 为规范公司人力资源档案管理，保障员工信息安全，维护公司与员工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《劳动合同法》等法律法规，结合公司实际，制定本制度。

　　第二条 本制度所称人力资源档案（以下简称 “人事档案”），是指公司在招聘、录用、培训、考核、薪酬、奖惩、离职等人力资源管理过程中形成的，反映员工个人基本情况、职业发展轨迹及公司管理行为的各类文件材料（含纸质与电子形式）。

　　第三条 人事档案管理遵循 “统一管理、分级负责、真实完整、安全保密、依法利用” 的原则，确保档案材料合法、准确、规范。

　　第四条 本制度适用于公司全体在职、离职、退休员工的人事档案管理，由人力资源部作为归口管理部门，负责档案的统筹规划与日常运维；各部门配合提供员工相关材料，确保档案信息及时更新。

　　第二章 档案内容与分类

　　第五条 人事档案分为 “员工个人档案” 与 “公司管理档案” 两类，具体内容如下：

　　（一）员工个人档案：包括但不限于身份证复印件、学历 / 学位证书、职业资格证书、体检报告、劳动合同、保密协议、薪酬确认单、绩效考核表、奖惩记录、离职申请及交接清单等；

　　（二）公司管理档案：包括但不限于招聘录用审批表、员工异动申请表（调岗 / 晋升 / 降职）、培训签到表及考核结果、离职审批流程单、档案借阅登记台账等。

　　第六条 档案材料需按 “一人一档、分类归档” 原则整理，纸质档案采用活页夹装订，电子档案按 “部门 - 姓名 - 年份” 命名规则存储，确保检索便捷。

　　第三章 档案收集与归档

　　第七条 档案收集实行 “同步跟进、及时归档” 机制：

　　（一）员工入职时，人力资源部需在 3 个工作日内收集其个人基础材料，审核原件后留存复印件（注明 “与原件核对无误” 并签字）；

　　（二）员工在职期间，各部门应在相关事项完成后 5 个工作日内，将考核、奖惩、培训等材料提交人力资源部归档；

　　（三）员工离职时，人力资源部需在离职手续办理完毕后 10 个工作日内，整理其离职相关材料，补充至个人档案并标注 “离职” 状态。

　　第八条 归档材料需符合以下要求：

　　（一）内容真实、字迹清晰，无涂改、伪造痕迹；

　　（二）纸质材料规格为 A4 纸，电子材料格式统一为 PDF 或 Word，分辨率不低于 300dpi；

　　（三）外文材料需附中文翻译件，并由翻译人签字确认。

　　第四章 档案保管与保密

　　第九条 纸质档案保管场所需具备防火、防潮、防虫、防盗、防泄密条件，配备温湿度计（温度控制在 14-24℃，湿度控制在 45-60%）、灭火器、保险柜等设备；电子档案存储于公司专用服务器，设置访问权限与加密保护，定期备份（每月至少 1 次全量备份，每周 1 次增量备份）。

　　第十条 档案保管期限按以下标准执行：

　　（一）在职员工档案：长期保管，直至员工离职后满 5 年；

　　（二）离职员工档案：保管期限为离职后 5 年，到期后按本制度第七条规定销毁；

　　（三）公司管理档案：保管期限为 10 年，到期后经审批可销毁或转为永久档案（如涉及重大决策、法律纠纷的.材料）。

　　第十一条 档案保密管理要求：

　　（一）仅限人力资源部指定专人（档案管理员）负责档案的保管与借阅登记，其他人员未经批准不得接触档案；

　　（二）档案管理员需签订《保密协议》，严禁泄露档案内容（包括员工个人信息、薪酬数据等）；

　　（三）严禁将档案带离保管场所，严禁私自复制、摘抄档案内容；若因工作需要复制，需经人力资源部负责人审批，并登记复制用途与数量。

　　第五章 档案利用与借阅

　　第十二条 档案利用限于公司人力资源管理、法律合规、内部审计等工作需求，严禁用于非工作目的。

　　第十三条 档案借阅需履行以下流程：

　　（一）借阅人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅事由、档案名称、借阅期限，经部门负责人签字后，报人力资源部负责人审批；

　　（二）纸质档案借阅期限最长不超过 7 个工作日，电子档案借阅需通过公司 OA 系统申请访问权限，权限有效期最长不超过 3 个工作日；

　　（三）借阅人需妥善保管借阅的档案材料，不得涂改、损坏、丢失；归还时，档案管理员需核对材料完整性，确认无误后在台账上签字注销。

　　第十四条 外部单位（如政府部门、司法机关）因公务需要查阅档案的，需提供单位介绍信、执法证件等有效证明，经公司总经理审批后，由档案管理员陪同查阅，严禁外部单位自行摘抄或复制档案。

　　第六章 档案销毁

　　第十五条 档案到期销毁需履行以下审批流程：

　　（一）档案管理员在保管期限届满前 1 个月，整理需销毁的档案清单，填写《人事档案销毁申请表》，附档案目录；

　　（二）人力资源部负责人审核清单，确认无留存必要后，报公司分管领导审批；涉及重要档案的，需经总经理审批；

　　（三）审批通过后，由档案管理员与 2 名监销人共同负责销毁（纸质档案采用粉碎方式，电子档案采用彻底删除并覆盖数据的方式），销毁后监销人需在《销毁记录表》上签字确认，记录表留存备查。

　　第七章 责任追究

　　第十六条 若出现以下情形，公司将根据情节轻重，对相关责任人给予警告、罚款、降职等处分；构成违法的，依法追究法律责任：

　　（一）档案材料收集不及时、不完整，导致管理漏洞的；

　　（二）擅自涂改、伪造、损毁档案材料的；

　　（三）违反保密规定，泄露档案内容的；

　　（四）未按规定流程借阅、销毁档案，造成档案丢失或泄密的。

　　第八章 附则

　　第十七条 本制度由人力资源部负责解释与修订，自发布之日起施行。

　　第十八条 以往公司相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

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　　第一章 总则

　　第一条 为规范小微企业人力资源档案管理，降低管理成本，提高工作效率，结合小微企业人员规模小、业务流程简的特点，制定本制度。

　　第二条 本制度所称人事档案，包括员工个人基础材料（身份证、学历证、劳动合同等）与公司管理材料（录用审批表、考勤记录、离职清单等），以电子档案为主、纸质档案为辅。

　　第三条 人事档案由人力资源岗（无专职人力资源部的，由行政岗兼任）负责管理，遵循 “简洁实用、安全可控” 原则，确保档案真实、不泄露。

　　第二章 档案收集与归档

　　第四条 员工入职 3 日内，人力资源岗收集其身份证、学历证复印件（无需留存原件）、体检报告（若有）、劳动合同，扫描后存储为电子档案，纸质材料整理后放入文件柜；

　　第五条 员工在职期间，考勤记录、绩效考核表等材料按月整理，电子档存储于公司共享盘（设置密码保护），纸质档按 “月份 - 姓名” 归档；

　　第六条 员工离职时，离职申请、工作交接单等材料在离职当日补充至档案，标注 “离职” 后归档。

　　第三章 档案保管与保密

　　第七条 纸质档案存放在带锁文件柜，放置于通风干燥处；电子档案存储于公司电脑或云盘（仅限管理人员登录），每季度备份 1 次；

　　第八条 档案保管期限：在职员工档案长期保管，离职员工档案保管 3 年，到期后经负责人审批销毁；

　　第九条 严禁向外部泄露员工档案信息，内部人员因工作需要查看的.，需经公司负责人同意，并登记查看记录。

　　第四章 档案利用与销毁

　　第十条 内部查看档案需说明用途，由人力资源岗协助调取，不得私自复制；外部单位查阅需提供证明，经公司负责人审批后陪同查看；

　　第十一条 档案到期销毁时，由人力资源岗列出清单，报公司负责人审批，审批通过后粉碎纸质档案、删除电子档案，留存销毁记录。

　　第五章 附则

　　第十二条 本制度自发布之日起施行，由公司负责人负责解释。

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　　第一章 总则

　　第一条 为适应集团公司多层级、跨区域管理需求，规范总部与子公司人事档案管理，确保档案信息统一、可控，制定本制度。

　　第二条 集团人事档案实行 “总部统筹、子公司执行、分级负责” 管理模式：

　　（一）集团人力资源部：负责制定档案管理标准、监督子公司执行、统筹集团级档案（如高管档案、跨子公司调动员工档案）；

　　（二）子公司人力资源部：负责本公司员工档案的收集、归档、保管，按要求向集团报备档案信息。

　　第三条 本制度适用于集团总部及各子公司，子公司可结合实际制定实施细则，但不得低于本制度标准。

　　第二章 档案分级与内容

　　第四条 档案按管理层级分为 “集团级档案” 与 “子公司级档案”：

　　（一）集团级档案：包括集团高管、总部员工、跨子公司调动员工的档案，内容涵盖全职业周期材料（从入职到离职 / 退休）；

　　（二）子公司级档案：包括子公司中层及以下员工档案，内容按通用版制度要求整理，关键信息（如薪酬、晋升）需同步至集团系统。

　　第五条 集团建立统一的.人事档案管理系统，子公司需在员工入职、异动、离职后 3 个工作日内，将相关信息录入系统，确保集团实时调取。

　　第三章 档案保管与流转

　　第六条 集团级档案由总部人力资源部集中保管，子公司级档案由子公司保管，保管条件需符合集团统一标准（如电子档案加密、纸质档案防潮）；

　　第七条 员工跨子公司调动时，档案由原子公司在 10 个工作日内整理完毕，密封后移交集团，再由集团转交新子公司，流转过程需登记《档案移交台账》，确保无遗漏。

　　第四章 监督与考核

　　第八条 集团每半年对各子公司档案管理进行检查，重点核查档案完整性、保密情况、系统录入及时性；

　　第九条 检查结果纳入子公司人力资源工作考核，对不符合要求的子公司责令整改，逾期未改的扣减考核分数。

　　第五章 附则

　　第十条 本制度由集团人力资源部负责解释，自发布之日起施行。

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　　第一章 总则

　　第一条 为适应互联网企业数字化管理需求，实现人事档案 “线上化、智能化、高效化” 管理，结合电子档案合规要求，制定本制度。

　　第二条 公司人事档案全面实行电子归档，仅对核心材料（如劳动合同原件）留存纸质档，电子档案与纸质档案具有同等法律效力。

　　第三条 电子档案管理依托公司 HR 系统（如钉钉、企业微信或专用 HR 软件），由人力资源部负责系统维护与权限管理。

　　第二章 电子档案收集与录入

　　第四条 员工入职时，通过 HR 系统上传个人材料（身份证、学历证等），系统自动校验材料格式与完整性，人力资源岗审核通过后归档；

　　第五条 员工在职期间，考勤、绩效、培训等数据由系统自动同步至个人档案，无需手动录入；涉及奖惩、调岗的，由相关部门在系统提交申请，审批通过后自动更新至档案；

　　第六条 电子档案需设置 “版本管理” 功能，每次更新保留修改记录（修改人、修改时间、修改内容），确保可追溯。

　　第三章 电子档案安全管理

　　第七条 HR 系统需具备以下安全防护功能：

　　（一）身份认证：采用 “账号 + 密码 + 手机验证码” 双重认证，敏感操作（如查看薪酬档案）需人脸识别；

　　（二）权限控制：按 “最小必要” 原则设置权限（如部门负责人仅可查看本部门员工的基础档案，不可查看薪酬）；

　　（三）数据加密：系统传输与存储均采用 AES-256 加密算法，防止数据泄露；

　　（四）日志记录：所有操作（查看、修改、下载）自动生成日志，保存期限不低于 5 年。

　　第八条 严禁将 HR 系统账号转借他人，员工离职时需立即注销其系统账号权限，确保档案安全。

　　第四章 电子档案利用与备份

　　第九条 内部利用电子档案时，通过系统提交申请，经审批后获取临时访问权限，权限到期自动失效；

　　第十条 系统每日自动备份电子档案，备份数据存储于异地服务器，定期（每季度）进行恢复测试，确保数据可恢复；

　　第十一条 如需将电子档案导出为纸质档，需经人力资源部负责人审批，导出后标注 “导出用途”，并登记台账。

　　第五章 附则

　　第十二条 本制度自发布之日起施行，由人力资源部与 IT 部门共同负责解释。

　　人力资源档案管理制度 13

　　第一章 总则

　　第一条 为强化制造业员工技能管理，规范技能档案收集、更新与利用，助力员工职业发展与公司生产需求匹配，制定本制度。

　　第二条 本制度所称 “技能档案”，是人事档案的专项补充，记录员工技能等级、培训经历、技能证书、实操考核结果等与技能相关的'材料。

　　第三条 技能档案由人力资源部（培训模块）与生产部门共同管理，人力资源部负责档案统筹，生产部门提供技能考核数据。

　　第二章 技能档案内容

　　第四条 技能档案包括以下核心内容：

　　（一）技能证书：包括职业资格证书（如焊工证、电工证）、公司内部技能认证证书，需留存证书扫描件及有效期；

　　（二）培训记录：包括技能培训（如设备操作培训、质量管控培训）的签到表、培训课件、考核成绩；

　　（三）实操考核结果：按季度记录员工技能实操评分（如焊接合格率、设备操作熟练度），由生产部门负责人签字确认；

　　（四）技能升级记录：员工技能等级提升（如从初级工升至中级工）的审批表、升级考核结果。

　　第三章 技能档案更新与利用

　　第五条 技能档案实行 “季度更新” 机制：生产部门每季度末将员工技能考核结果提交人力资源部，人力资源部在 10 个工作日内更新至档案；员工获取新技能证书的，需在 15 日内提交至人力资源部归档。

　　第六条 技能档案用于以下场景：

　　（一）岗位调配：根据员工技能等级匹配生产岗位需求，优先安排技能达标员工上岗；

　　（二）技能培训：根据档案中员工技能短板，制定针对性培训计划；

　　（三）薪酬调整：技能等级提升的员工，依据档案记录调整技能工资。

　　第四章 保管与保密

　　第七条 技能档案与人事档案一并保管，电子档存储于 HR 系统技能模块，纸质档附于人事档案后；

　　第八条 技能档案中的考核结果、技能等级等信息仅限人力资源部、生产部门及员工本人查看，严禁外泄。

　　第五章 附则

　　第九条 本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释。

　　人力资源档案管理制度 14

　　第一章 总则

　　第一条 为适应涉外企业员工构成多元化（含外籍员工、港澳台员工）需求，规范多语言人事档案管理，确保档案合规与信息准确，制定本制度。

　　第二条 本制度所称 “多语言档案”，是指员工个人材料中包含外文（如英语、日语）的部分，需按 “中文为主、外文为辅” 原则管理，确保中外文内容一致。

　　第三条 多语言档案由人力资源部（国际人才模块）负责管理，配备具备外语能力的`档案管理员。

　　第二章 多语言档案收集与审核

　　第四条 外籍 / 港澳台员工入职时，需提供以下材料（中外文对照）：

　　（一）护照 / 港澳台居民居住证复印件（外文部分需附中文翻译件）；

　　（二）学历 / 学位证书（需经中国驻外使领馆认证或教育部留学服务中心认证，附中文翻译）；

　　（三）劳动合同（需同时签订中文版本与员工母语版本，两者内容冲突时以中文版本为准）。

　　第五条 外文材料翻译需符合以下要求：

　　（一）由专业翻译机构或公司指定外语人员翻译，翻译人需签字并注明翻译日期；

　　（二）翻译内容需完整、准确，不得增减原文信息；

　　（三）翻译件需加盖公司公章（或翻译机构公章），确保法律效力。

　　第三章 档案保管与利用

　　第六条 多语言档案的纸质档与电子档分开标注（如 “姓名 - 中文”“姓名 - 英文”），保管条件与中文档案一致；

　　第七条 外部单位（如出入境管理部门）查阅多语言档案时，需提供中外文对照的证明文件，档案管理员需核对中外文内容一致性后协助查阅；

　　第八条 员工本人查看档案时，可选择中文或外文版本，如需复制，需同时复制中外文版本。

　　第四章 附则

　　第九条 本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释。

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　　第一章 总则

　　第一条 为强化人事档案管理合规性，通过定期审计排查档案管理漏洞，确保档案材料真实、完整、安全，符合《档案法》《个人信息保护法》等法规要求，制定本制度。

　　第二条 本制度所称 “档案审计”，是指由公司内部审计部门或第三方机构，对人事档案的收集、归档、保管、利用、销毁全流程进行审查，评估管理规范性与风险点。

　　第三条 档案审计遵循 “客观公正、全面覆盖、问题导向” 原则，每年开展 1 次全面审计，每季度开展 1 次专项抽查（重点核查新入职员工档案、离职员工档案）。

　　第四条 审计工作由内部审计部牵头，人力资源部配合提供档案管理台账、流程记录等材料；必要时可聘请外部人力资源合规机构参与审计。

　　第二章 审计内容与标准

　　第五条 档案审计内容包括以下核心模块：

　　（一）档案收集合规性：核查入职材料是否完整（如身份证、学历证原件审核记录）、外文材料是否附翻译件、材料是否存在涂改伪造痕迹；

　　（二）归档及时性：检查员工异动（调岗、晋升）、奖惩、培训等材料是否在规定时限内归档，电子档案与纸质档案是否同步更新；

　　（三）保管安全性：审查纸质档案保管场所的`防火、防潮、防盗措施是否到位，电子档案加密、备份、权限控制是否符合标准；

　　（四）利用规范性：核对借阅台账与审批记录，检查是否存在无审批借阅、超期未还、私自复制档案等情况；

　　（五）销毁合规性：核查到期档案销毁审批流程是否完整，监销记录是否齐全，电子档案是否彻底删除。

　　第六条 审计标准参照本公司《人事档案管理通用制度》及国家相关法规，明确 “合格”“整改”“不合格” 三级判定标准：

　　（一）合格：材料完整率 100%，流程符合规定，无安全风险；

　　（二）整改：材料完整率 90%-99%，或流程存在轻微瑕疵（如个别材料归档延迟 3 个工作日内），需限期整改；

　　（三）不合格：材料完整率低于 90%，或存在重大安全隐患（如档案泄密、私自销毁档案），需严肃追责并全面整改。

　　第三章 审计流程

　　第七条 档案审计按以下流程执行：

　　（一）审计准备（审计前 15 个工作日）：审计部门制定《档案审计方案》，明确审计范围、时间、人员及所需材料，提前 5 个工作日通知人力资源部；人力资源部整理档案管理台账、流程文件等，配合审计工作；

　　（二）现场审计（5-10 个工作日）：审计人员通过查阅档案实物、电子系统记录、访谈档案管理员等方式，核查管理情况，记录问题并留存证据（如拍照、复印相关记录）；

　　（三）报告撰写（审计后 7 个工作日）：审计部门汇总审计结果，撰写《档案审计报告》，明确发现的问题、风险等级及整改建议，附相关证据材料；

　　（四）整改落实（报告发布后 30 个工作日）：人力资源部针对审计问题制定《整改计划》，明确整改责任人与时限，完成后向审计部门提交整改报告；审计部门对整改情况进行复核，确保问题闭环。

　　第四章 审计结果应用

　　第八条 审计结果纳入人力资源部年度绩效考核：

　　（一）若审计结果为 “合格”，人力资源部绩效考核加 5 分；

　　（二）若审计结果为 “整改”，需在规定时限内完成整改，整改合格不扣分，整改不合格扣 3 分；

　　（三）若审计结果为 “不合格”，人力资源部绩效考核扣 10 分，且档案管理员需接受合规培训，情节严重的追究管理责任。

　　第九条 审计报告及整改记录作为公司档案管理优化依据，审计部门每年度汇总审计发现的共性问题，提出制度修订建议，由人力资源部完善相关管理规定。

　　第五章 附则

　　第十条 本制度由内部审计部与人力资源部共同解释，自发布之日起施行。

　　人力资源档案管理制度 16

　　第一章 总则

　　第一条 为规范临时员工（合同期限≤6 个月）、实习生（在校学生）的档案管理，明确档案收集范围与保管要求，避免因人员流动性大导致的档案遗漏或信息泄露，制定本制度。

　　第二条 临时员工 / 实习生档案是公司人事档案的重要组成部分，管理遵循 “简化流程、重点管控、安全保密” 原则，既满足用工管理需求，又避免过度收集个人信息。

　　第三条 本制度由人力资源部（招聘模块）负责执行，临时员工所属部门、实习导师配合提供相关材料，确保档案信息准确。

　　第二章 档案收集范围与要求

　　第四条 临时员工档案收集以下核心材料（无需留存原件，留存复印件或电子档）：

　　（一）身份材料：身份证复印件（正反面）；

　　（二）用工协议：《临时劳动合同》（需签字盖章）；

　　（三）资质材料：若岗位需特定资质（如电工、会计），需提供职业资格证书复印件；

　　（四）健康证明：近 3 个月内的体检报告（仅针对直接接触食品、医疗等岗位）。

　　第五条 实习生档案收集以下材料：

　　（一）身份材料：身份证复印件、学生证复印件（需加盖学校公章）；

　　（二）实习协议：《实习协议》（需学生本人、学校（若要求）、公司三方签字盖章）；

　　（三）安全承诺：《实习安全承诺书》（明确实习期间安全责任，学生本人签字）；

　　（四）学校证明：由学校出具的《实习推荐信》（注明实习期限、专业匹配度）。

　　第六条 档案材料收集要求：

　　（一）所有材料需由本人提交，人力资源部核对原件后留存复印件，注明 “与原件核对无误” 并签字；

　　（二）电子档案按 “临时员工 / 实习生 - 部门 - 姓名 - 用工期限” 命名，存储于 HR 系统专属文件夹，与正式员工档案区分；

　　（三）不得收集与用工无关的材料（如家庭住址、亲属信息等），保护个人隐私。

　　第三章 档案保管与期限

　　第七条 临时员工 / 实习生档案采用 “电子为主、纸质为辅” 的保管方式：

　　（一）纸质材料整理后放入专用文件盒，标注 “临时员工 / 实习生档案”，存放于人力资源部带锁文件柜，与正式员工档案分区；

　　（二）电子档案存储于公司 HR 系统，设置访问权限（仅限人力资源部招聘岗、用人部门负责人查看），定期备份（每月 1 次）。

　　第八条 档案保管期限按以下标准执行：

　　（一）临时员工档案：保管至劳动合同到期后 1 年，到期后经人力资源部负责人审批，销毁纸质档案、删除电子档案；

　　（二）实习生档案：保管至实习协议到期后 6 个月，到期后按上述流程销毁，若实习生转正，档案自动转入正式员工档案。

　　第四章 档案利用与保密

　　第九条 临时员工 / 实习生档案仅用于以下场景：

　　（一）用工管理：核实身份、资质是否符合岗位要求，确认用工期限；

　　（二）安全管理：实习生安全事故处理时，查阅《实习安全承诺书》等材料；

　　（三）合规检查：应对政府部门（如劳动监察、教育部门）检查时提供证明材料。

　　第十条 档案保密要求：

　　（一）严禁将临时员工 / 实习生档案用于非工作目的`，不得泄露其身份证号、学生证号等个人信息；

　　（二）实习生档案中的学校信息、实习评价等材料，需经本人同意后，方可提供给学校；

　　（三）档案管理员离职时，需办理档案交接手续，注销系统访问权限，确保信息安全。

　　第五章 附则

　　第十一条 本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释。

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　　第一章 总则

　　第一条 为推动公司人事档案从 “纸质为主、电子为辅” 向 “全流程数字化” 转型，明确过渡期（1-2 年）档案管理规则，确保转型过程中档案信息不丢失、管理不脱节，制定本制度。

　　第二条 转型过渡期档案管理遵循 “并行管理、逐步替代、安全可控” 原则：纸质档案与电子档案同步保管，逐步扩大电子档案应用范围，最终实现 “纸质档案仅存核心材料，电子档案全面覆盖”。

　　第三条 本制度由人力资源部牵头，IT 部门提供技术支持（如 HR 系统升级、电子签章对接），各部门配合完成历史纸质档案的电子化扫描工作。

　　第二章 过渡期档案管理规则

　　第四条 新入职员工档案实行 “电子优先” 管理：

　　（一）员工入职时，通过 HR 系统上传个人材料（身份证、学历证等），系统自动生成电子档案，人力资源部审核后，仅留存劳动合同、保密协议等核心材料的.纸质原件，其余材料不再留存纸质档；

　　（二）电子档案需添加 “电子签章” 或 “审核水印”，注明审核人、审核时间，确保法律效力。

　　第五条 历史纸质档案电子化处理：

　　（一）人力资源部按 “部门 - 年份” 分批整理 2020 年及以后的纸质档案，委托专业机构或安排专人扫描（分辨率不低于 300dpi，格式为 PDF），扫描后与原件核对，确保一致；

　　（二）扫描完成的电子档案按 “部门 - 姓名 - 年份” 命名，存储于 HR 系统历史档案模块，纸质原件标注 “已电子化” 后，集中存放于公司档案室，减少日常调用；

　　（三）2020 年以前的历史档案，若用工记录不完整，仅扫描关键材料（如劳动合同、离职证明），其余材料按原保管期限到期后销毁。

　　第六条 过渡期档案利用规则：

　　（一）内部日常查询（如考勤、绩效）优先使用电子档案，通过 HR 系统申请访问权限；

　　（二）需提供纸质档案的场景（如司法机关调取、员工个人查询），可打印电子档案（注明 “电子档案打印件，与原件一致”），加盖人力资源部公章后使用，减少纸质原件调用；

　　（三）纸质档案借阅需严格履行审批流程，借阅记录同步录入 HR 系统，实现 “纸质 + 电子” 双台账管理。

　　第三章 技术支持与安全保障

　　第七条 IT 部门需为档案数字化提供以下技术支持：

　　（一）升级 HR 系统，增加 “电子档案上传、审核、版本管理” 功能，支持电子签章对接；

　　（二）搭建异地备份服务器，电子档案每日自动备份，每月进行恢复测试，确保数据安全；

　　（三）设置 “操作日志” 功能，记录电子档案的查看、修改、下载操作，保存期限不低于 5 年。

　　第八条 过渡期安全管控要求：

　　（一）纸质档案电子化过程中，严禁将材料带离公司，扫描人员需签订《保密协议》，扫描完成后删除临时存储文件；

　　（二）电子档案访问权限按 “最小必要” 原则设置，如部门负责人仅可查看本部门员工电子档案，不可修改；

　　（三）定期（每季度）开展档案安全检查，重点核查电子档案加密情况、纸质档案保管状态，排查安全隐患。

　　第四章 转型验收与优化

　　第九条 过渡期结束后（转型启动后 2 年），由人力资源部与 IT 部门共同开展转型验收：

　　（一）验收标准：电子档案覆盖率达 100%（核心材料纸质原件除外），历史档案电子化完成率达 90% 以上，无档案丢失、泄密情况；

　　（二）验收通过后，公司正式进入 “全流程数字化” 管理阶段，修订《人事档案数字化管理制度》，不再保留过渡期规则；

　　（三）验收未通过的，延长过渡期 6 个月，针对问题制定整改计划，确保达标。

　　第五章 附则

　　第十条 本制度由人力资源部与 IT 部门共同解释，自转型启动之日起施行。

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