档案管理制度

时间：2025-11-26 20:50:57 好文我要投稿

档案管理制度[通用15篇]

　　在当下社会，越来越多人会去使用制度，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是小编为大家收集的档案管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

档案管理制度[通用15篇]

档案管理制度1

　　第一章总则

　　第一条为加强交通档案管理，提高档案管理水平，更好地为交通事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合交通工作特点，制定本办法。

　　第二条交通档案是指交通系统行政、事业单位、社团组织（以下简称“各单位“）以及个人在工作中直接形成的、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

　　第三条各单位形成的档案应由各单位档案部门实行集中统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。

　　第四条各单位应加强对档案工作的领导，明确分管档案工作的领导。有科技档案的单位，应指定一位总工程师或技术负责人兼管此项工作。各单位应将档案工作纳入本单位总体发展规划，纳入单位管理、生产建设、科学研究和技术管理的规章制度中，纳入分管领导的岗位职责和工作人员的岗位责任制中。

　　第二章档案管理体制、机构和任务

　　第五条在国家档案行政管理部门统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导下，交通档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

　　交通部对其直属单位的档案工作实行业务领导；对各省、自治区、直辖市及计划单列市交通厅（局、委）的科技档案工作进行业务指导。

　　各单位档案业务同时接受上级和同级档案行政管理部门的监督和指导。

　　第六条交通部档案管理部门的主要任务：

　　（一）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和法律、法规，结合交通档案工作特点制定交通系统档案工作的规章制度和行业标准规范；

　　（二）制定交通档案工作的发展规划，并组织实施；

　　（三）对交通系统档案工作进行业务指导和检查；

　　（四）对交通部机关各单位文件材料的归档工作进行业务指导，集中统一管理部机关及按规定进馆的各类档案，为部机关和交通系统提供服务，按规定向中央档案馆移交档案；

　　（五）指导、协调交通专业档案协作组的活动，总结交流档案工作经验，组织交通档案专业学术理论探讨、研究；

　　（六）组织交通系统有关单位档案干部业务培训；

　　（七）组织学习、研究和推广档案管理的先进技术、方法和经验，推动交通档案管理的现代化；

　　（八）组织并参加国家重点建设工程项目竣工文件材料验收；

　　（九）制定交通部档案馆档案进馆范围的规定，并报国家档案局备案；接收交通系统有关单位的档案进馆。

　　第七条各单位应设立与本单位档案工作相适应的档案管理部门，或设专人负责档案管理工作。具体职责是：

　　（一）贯彻执行国家有关档案的法律、法规和部颁标准规范，制定本单位档案管理规章制度、实施细则；

　　（二）对所属单位的档案工作进行监督和指导；

　　（三）对本单位的归档工作进行指导，集中统一管理本单位的档案；

　　（四）积极开发档案信息资源，编制检索工具，汇编文件资料，做好档案利用工作；

　　（五）会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定；

　　（六）学习、研究和采用新技术，推进档案管理的现代化；

　　（七）参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工

　　作；

　　（八）培训本系统有关单位档案工作人员，交流档案工作经验；

　　（九）根据交通部档案？馆档案进馆范围的规定，组织向交通部档案馆移交档案

　　（十）。组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。

　　第三章档案工作人员的条件与职责

　　第八条各单位应依据国家有关规定和实际需要，配备档案工作人员，并保持档案工作人员的相对稳定。

　　档案工作人员应当熟悉档案专业理论知识，熟悉交通业务和本单位业务范围；忠于职守，遵守纪律；身体健康，一般应具有大专以上文化程度和一定专业知识。负责管理党组织档案的工作人员必须是共产党员，符合机要人员条件。

　　档案管理处、科、室、馆的负责人，一般应由具有馆员（或者相当于馆员）以上专业技术职务的人员担任。

　　档案工作人员的职务、职称的评定和晋升，业务能力的考核，应按照国家有关规定执行，并享有专业人员的同等待遇。

　　第九条档案工作人员的主要职责：

　　（一）贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；

　　（二）指导相关部门做好文件材料的收集、整理等归档工作，提高档案质量；

　　（三）做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；

　　（四）保护档案的安全，做好防护工作；

　　（五）开展档案业务指导工作，并采取各种有效措施，检查督促所属单位做好档案工作；

　　（六）做好档案利用服务工作，编制适用检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料；

　　（七）遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。

　　第四章文件材料的归档

　　第十条各单位应建立、健全文件材料的归档制度。

　　凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书处理部门或文件材料形成部门按照交通部发布的有关档案质量标准的规定和要求进行整理，并定期向档案部门归档。

　　各省、自治区、直辖市及计划单列市交通厅（局、委）的科技档案，应执行交通行业科技档案管理制度、规范、标准。

　　第十一条电子文件在归档移交前，归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测，确保载体的安全利用。

　　第十二条文书档案一般应在第二年上半年向档案部门归档；科技档案应按不同类别及专业特点进行归档；声像档案一般在年终向档案部门归档，会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办单位负责归档。交接双方应对归档的文件材料进行检查、清点、核对，并履行移交签字盖章手续。

　　第五章档案的管理

　　第十三条各单位的档案，应作为一个全宗进行整理和保管。

　　一个全宗内的文书档案，可根据本单位的实际情况，按年度、机构、问题、保管期限等方式排列。

　　科技档案应按不同类别、项目分别上架排列。

　　第十四条各单位应设档案保管专用库房，绘制库藏档案存放示意图，配置必要的设备，认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，严格控制库房的温湿度，确保档案的安全。

　　第十五条档案库房（含胶片库、磁带库、磁盘库）的温度应控制在14摄氏度_24摄氏度，相对湿度应控制在45—60%。保存母片的胶片库温度应控制在13摄氏度—15摄氏度，相对湿度应控制在35—45%。

　　第十六条档案管理人员，应着工作服、戴洁净手套操作，防止汗渍、细菌等有害物污染档案。

　　第十七条档案部门应建立库存档案和设备定期检查制度，并做好检查记录。对破损、字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制；对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告。

　　第十八条档案部门应建立接收、移出档案总登记簿，及时对接收和移出的档案分别进行登记。按照要求，准确编制交通档案工作基本情况统计年报，于次年2月底报送交通部档案馆。

　　第十九条档案部门应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在分管领导或机关办公厅（室）主任的领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作，要在总工程师或科学技术负责人的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。

　　第二十条鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经本单位分管领导签字批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。销毁档案实行两人监销制，监销人应在档案销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第二十一条档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。

　　第六章档案的利用

　　第二十二条各单位应积极开展档案利用工作，编制适用的检索工具；开展档案的编研工作，为行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供档案信息服务。

　　汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报上级行政主管部门备案。

　　第二十三条各单位档案部门应设立档案阅览室，健全档案借阅和复制、复印制度，严格履行档案借阅手续。

　　第二十四条外单位借用本单位一般档案时，必须持有单位的介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），经档案形成部门同意后方可借阅。重要的档案应经办公厅（室）主任或单位负责人批准。

　　第二十五条声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的.声像档案不得转借他人或擅自复制。

　　第二十六条对电子文件采用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。

　　第二十七条根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案部门核对无误后，加盖档案部门。档案材料证明专用章。

　　第二十八条本单位工作人员借用本单位档案的期限：文书档案为15天，科技档案为1个月，声像及其不同载体档案借阅期为7天。若因特殊情况需延长借期，应到档案部门办理续借手续，续借期限同上述期限。

　　第二十九条因借用档案解决重大阿题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

　　第三十条借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。

　　第三十一条各单位档案部门应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案部门在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

　　第七章档案的移交

　　第三十二条交通系统重要的科技档案，应按规定向交通部档案馆移交。

　　第三十三条凡合并、撤销机构，应根据国家有关规定将本机构全部档案进行认真整理，不得分散，并按下列办法进行处理：

　　（一）撤销机构的档案，应向上级主管部门进行移交或交由主管机关代管；（二）撤销机构的业务划归几个单位或部门的，原机构的档案材料不得分散，可由其中一个单位代管或向上级主管部门移交；

　　（三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料应移交合并后的机关代管或向上级主管部门移交；

　　（四）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用，可以借阅或复制；

　　（五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存；

　　（六）一个机关改变隶属关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理；

　　（七）各种临时工作机构撤销时，其档案应向主管机关移交。

　　第八章附则

　　第三十四条本办法由交通部负责解释。

　　第三十五条本办法自20__年11月1日起施行。交通部、国家档案局1992年1月9日颁发的《交通档案管理办法》（交办发（1992）89号）同时废止。

档案管理制度2

　　1)负责对项目设计文件、技术资料、各种文件、报告的收发,发现缺少及时提出,督促有关方及时补办,按统一的编目系统进行编号分类整理,确保文件资料的完整、及时、准确、有效。

　　2)负责收集整理工地所有由管理方招集的会议纪要,整理后交项目经理审查,打印后及时分发给有关专业人员或有关单位,并做好签发记录。

　　3)督促施工方做好工程技术资料和其他资料的整理工作。

　　4)负责文件资料的借阅,办理借阅手续。

　　5)负责现场办公用品(包括复印机、复印纸、稿纸等)和劳保用品(包括电风扇、安全帽等)的'保管和使用。

　　6)协助项目经理负责现场项目部的生活后勤工作。

　　7)协助项目经理做好工程竣工资料的审核,提出意见。

档案管理制度3

　　1建立、完善采购制度,做好采购成本控制的基础工作

　　采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,如果企业没有严格的采购制度和程序,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：

　　1.1建立严格、完善的采购制度

　　建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准权限、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。比如,可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价、列表比较、议价,然后选择供应商,并把所选的供应商及其报价填在请购单上；还可规定超过一定金额的采购须附上三个以上的书面报价等,以供财务部门或内部审计部门稽核。

　　1.2建立供应商档案和准入制度

　　对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。重点材料的`供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入,如有可能要实地到供应商生产地考核。企业要制定严格的考核程序和指标,要对考核的问题逐一评分,只有达到或超过评分标准者才能成为归档供应商。

　　1.3建立价格档案和价格评价体系

　　企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要作出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格信息,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

　　1.4建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩

　　财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成降低采购成本任务的采购人员分析原因,确定对其惩罚的措施。

　　2降低材料成本的方法和手段

　　(1)通过付款条款的选择降低采购成本。如果企业资金充裕,或者银行利率较低,可采用现金交易或货到付款的方式,这样往往能带来较大的价格折扣。

　　(2)把握价格变动的时机。价格会经常随着季节、市场供求情况而变动,因此,采购人员应注意价格变动的规律,把握好采购时机。

　　(3)以竞争招标的方式来牵制供应商。对于大宗物料采购,一个有效的方法是实行竞争招标,往往能通过供应商的相互比价,得到底线的价格。

　　(4)向制造商直接采购或结成同盟联合订购。向制造商直接订购,可以减少中间环节,降低采购成本,同时制造商的技术服务、售后服务会更好。

档案管理制度4

　　一、目的

　　为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

　　三、职责

　　1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

　　2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

　　3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

　　四、内容

　　1、文件资料的`收集

　　安全生产文件档案内容如下：

　　（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

　　（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

　　（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

　　（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、

　　（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

　　（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

　　（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

　　（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

　　2、立卷归档

　　（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

　　（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

　　（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

　　（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

　　（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

　　3、档案保管

　　（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

　　（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

　　4、档案借阅

　　（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

　　（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

　　（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

　　5、档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；

　　五、相关记录

　　《文件档案清单》

　　六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。

档案管理制度5

　　1、认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术。

　　2、指导文书立卷人和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷归档工作，提高案卷质量。

　　3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的.档案情况。

　　4、保护档案的安全，做好防护工作。

　　5、开展档案业务指导工作，并采取各种有力措施，检查督促所属单位做好档案工作。

　　6、做好档案利用服务工作，编制多种检索工具，迅速准确地调查档案，汇编档案资料。

　　7、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案机密的安全。

　　8、根据档案进馆范围的规定向上级档案馆（室）移交永久、长期保管的档案。

档案管理制度6

　　一、服务对象

　　辖区内常住居民。

　　二、服务内容

　　1.居民健康档案内容

　　居民健康档案内容包括个人基本信息、健康体检、重点人群管理记录和其他医疗卫生服务记录。

　　(1)个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和家族史、既往史等基本健康信息。

　　(2)健康体检包括一般健康检查、生活行为方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等。

　　(3)重点人群管理记录包括国家基本公共卫生服务项目要求的0-3岁儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、慢性病患者管理等各类重点人群的随访和管理记录。

　　(4)其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊记录、住院记录、转诊记录、会诊记录等。

　　2.居民健康档案的建立

　　(1)辖区居民到基层医疗卫生机构接受服务时,由首诊医生负责为其建立居民健康档案,并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录。同时为服务对象填写并发放《居民健康档案信息卡》。

　　(2)通过入户服务(调查)、疾病筛查、健康体检等多种方式,由基层医疗卫生机构责任医护人员分期、分批在居民家中或工作现场为辖区内重点人群建立居民健康档案,并根据其主要健康问题和卫生服务需要填写相应记录;0-3岁儿童健康管理和预防接种服务专项档案由儿童保健科室医务人员在新生儿访视时随即建立;孕产妇保健服务专项档案则由妇产科或妇女保健科医护人员在早孕诊断确认后随即建立。

　　(3)在医疗卫生服务提供过程中建立的健康档案相关记录表单,装入居民健康档案袋统一存放。有条件的地区录入电脑,建立电子化健康档案。

　　3.居民健康档案的使用

　　(1)已建档居民到基层医疗卫生机构复诊时,应持《居民健康档案信息卡》,在调取其健康档案后,由接诊医生根据复诊情况,及时填写和更新/补充相应记录内容。

　　(2)入户医疗卫生服务时,应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单,在服务过程中记录、补充相应内容。

　　(3)需要转诊、会诊的服务对象,由接诊医生填写转诊、会诊记录。

　　(4)所有的服务记录由责任医生统一汇总、及时归档。

　　三、服务流程

　　四、服务要求

　　1.健康档案管理要具有必需的档案库房、配备档案装具,按照防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等要求妥善保管健康档案,指定专(兼)职人员负责健康档案管理工作,保证健康档案完整、安全。

　　2.基层医疗卫生机构应使用多途径的信息采集方式建立居民健康档案。健康档案应及时更新,保持资料的连续性。

　　3.健康档案的建立要遵循自愿与引导相结合的原则,在使用过程中要注意保护服务对象的个人隐私。

　　4.统一为居民健康档案进行编码,采用16位编码制,以国家统一的`行政区划编码为基础,以乡镇和街道为范围,村(居)委会为单位,编制居民健康档案唯一编码。同时将建档居民的身份证号作为统一的身份识别码。

　　5.遵照国家有关专项技术规范要求记录相关内容,记录内容应齐全完整、真实准确,书写规范,基础内容无缺失。

　　6.健康档案管理和服务人员在使用、管理、考核等工作中有权使用健康档案,其它机构或个人需要使用健康档案时,必须向健康档案管理机构提出书面申请,管理机构批准并经本人或其监护人同意后,方可使用。

　　五、考核指标

　　1.健康档案建档率=建档人数/辖区内常住居民数×100%

　　2.健康档案合格率=填写合格档案份数/抽查档案总份数×100%

　　3.健康档案使用率=抽查档案中有动态记录的档案份数/抽查档案总份数×100%

　　有动态记录的档案是指一年内健康档案记录有符合各类服务规范要求的有

档案管理制度7

　　一、目的

　　为保证酒店及员工的安全和利益，完善酒店员工人事档案的建立和保管，特制定《人事档案管理制度》。

　　二、档案的建立

　　1、收集建立档案相关资料，并对资料进行审核。

　　2、根据档案内容、类型，确定档案的具体归放位置。

　　3、把新建档案编号、归类，补齐档案名称及相关资料，存档。

　　三、档案的保管

　　1、环境要求。档案存放位置必须保持干燥、通风，并经常采取防虫、防腐措施。

　　2、定期的`对存档档案进行更新，以保证档案库以及每份档案的完整性及真实性。

　　3、严格遵守档案查阅规定，按规定办理相关查阅手续。

　　四、档案的核查

　　1、定期对存档档案的储存环境、存放位置安全进行核查。

　　2、如遇下列情况时，应对档案进行核查，以及时补充和完善档案资料。

　　A. 突发事件之后，如天灾、遗失等情况。

　　B.发生自然损坏之后，如发霉、虫咬等情况。

　　C. 对某份档案发生疑问时，如不确定某份档案是否存在时。

　　五、档案的查阅或借出

　　1、如有需要对档案进行查询，必须经档案管理人员同意，并在指定的地点进行查询。

　　2、如需要把档案借出，经行政人事部经理同意后，在档案转移簿上进行登记，详细注明借出人部门、名字，借出时间，以及归还时间，并签名确认。

　　3、如要查阅或借出管理人员档案，需上报总办，经董事会同意后，方可办理相关手续。

档案管理制度8

　　1、退休人员档案正式移交社区,社区要认真进行整理、登记，认真填写档案移交登记卡，同时要配备专用档案柜。

　　2、社区协理员要将退休人员档案，按电脑编号归档，以便借阅查找。

　　3、妥善保管档案，做到不丢失，无破损，无霉变。

　　4、严格执行档案借阅归还制度。不许无关人员无故查阅、翻看退休人员档案。

　　5、借阅档案时要严格招待封签制度，不许开口借阅。

档案管理制度9

　　根据学校常规管理基本要求，事务处应围绕下面六个方面整理好档案资料：

　　一、处务会议记录：

　　围绕后勤事务管理，每月至少召开一次处务会议，研究后勤事务和服务工作，落实各项工作。处级负责人员应每半月研究一次，作出具体部署和进行工作检查汇总，并做好记录。

　　二、校舍、校产档案：

　　1、房屋和建筑物档案。

　　2、专用设备档案。

　　3、一般设备档案课桌凳办公用品、炊具、家具等

　　4、图书档案。

　　5、其它档案。

　　三、财务档案：

　　1、帐册资料。

　　2、凭单资料。

　　3、财务报表。

　　四、校园建设档案：

　　1、校园建设目标规划。

　　2、校园建设分年实施计划。

　　3、校园建设重大工作记事。

　　五、后勤人员工作考核资料：

　　1、后勤日常工作记载。

　　2、人员工作检查记载。

　　3、杂务记载。

　　六、基建档案：

　　1、基建图纸资料。

　　2、合同协议及验收资料。

　　3、有关基建会商记载。

档案管理制度10

　　第一条：工程科档案室及档案保管人员，负责保管本公司的工程安全技术档案。

　　第二条：档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，具备专业知识。

　　第三条：对按规定应当立卷归档的相关资料，必须按照规定定期向工程技术科或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

　　第四条：档案室应当建立科学的管理制度，便于档案的利用，配置必要的'设施，确保档案的安全，采用先进管理技术，实现档案管理的现代化。

　　第五条：保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

　　第六条：坚定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法。

档案管理制度11

　　1目的

　　为更好的掌握物业公司管辖的'物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

　　2适用范围

　　适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

　　3职责

　　3.1档案管理员直接向行政主管负责。

　　3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

　　3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

　　3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

　　4档案存放位置

　　4.1电脑保存一份电子文档。

　　4.2xx四楼资料室。

　　5档案管理员

　　5.1行政人事部

　　6档案编号规则(见附件1)

　　7部门档案内容

　　7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

　　7.2财务部:财务资料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

　　7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

　　7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

　　8档案管理制度

　　8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

　　8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

　　8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

　　8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

　　8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

　　8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

　　8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

　　8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

　　8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

　　8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相关文档

　　9.1《档案编号规则》

　　10修订及实施

　　10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

　　10.2本规定修订权在公司。

　　10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

档案管理制度12

　　一、目的

　　为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　二、档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。

　　三、归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、企业管理、经营活动等事项，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、各部门归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；

　　以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，投资部及风险部各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的.可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　7、所有归档的文件及其他资料都要建立电子档案，由各部门制作扫描件并整理归档，归档完成后在综合部档案管理人员的监督下统一在档案室进行电子档案备份。

　　四、档案保管制度

　　1、公司综合部设档案室，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须档案台账与实物相符，电子档案与纸质档案相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　五、档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

　　6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　7、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

　　六、其他

　　1、本制度综合部负责修订、完善并解释。

　　2、本制度自公布之日起执行。

　　1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、财务报表、财务计划、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。

　　2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格按照《会计人员工作规则》要求，对会计档案进行定期收集，审查核对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。

　　3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的问题。

　　4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。

　　5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后近规定顺序及时归还原处。

　　6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。

　　7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。

　　8、会计档案，原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。

　　9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。

　　10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。

　　11、由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

　　12、撤销、合并单位和建设单位完工后，会计档案应随同单位的全部档案一并移交指定单位，并按规定办理交接手续。

　　13、公司分设新单位时，由老单位根据帐面数编制财务移交表，双方签字作为新建单位建立新帐册的依据，原凭证、帐册等会计资料必须留在老单位。

档案管理制度13

　　为了将公司档案纳入规范化管理，特制订本制度。

　　1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

　　2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

　　3、档案的查阅：

　　(1)任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

　　(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

　　4、档案的保护：

　　(1)查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

　　(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的`批准申请方可抄录或复制。

　　(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。

　　(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

　　5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

　　6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

　　7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。

　　8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝，标明名目后，存档备查。

档案管理制度14

　　一、目的

　　对各项工作中形成的记录、科技资料、往来文件(书)档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作符合要求提供证据，为工作改进提供依据。

　　二、范围

　　2.1适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

　　三、职责

　　3.1质控部办公室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。

　　3.2各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。

　　3.3财务人员负责会计帐册、报表的立卷、归档管理。

　　3.4宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

　　3.5质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及健康相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档保管。

　　3.6办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

　　3.7质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。

　　3.8各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。

　　3.9各科室兼职档案员负责本科室记录的预立档和移交。

　　3.10技术主管批准到期记录(档案)的销毁处理。

　　四、程序

　　4.1记录格式的确定

　　4.1.1技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。

　　4.1.2质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。

　　4.1.3质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。

　　4.1.4所有经批准受控的记录格式由质量管理科统一编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

　　4.1.5在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。

　　4.1.6上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。

　　4.2记录的内容要求与改进

　　4.2.1格式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有关技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可追溯性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式应予以废除停用。

　　4.2.2原始记录要包含有足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品受理编号、收检日期、样品名称、样品批号、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和校(复)核人员签字等。

　　4.3记录的填写

　　4.3.1各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”(附后)要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。

　　4.3.2记录填写应及时、正确、真实、齐全、清晰、明了，不得用铅笔填写。

　　4.3.3记录上必须有记录人的签名，有审核、批准要求的，相应的签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。

　　4.3.4检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人的签名。

　　4.4记录的更改

　　4.4.1当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则：被更改的原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)应在被更改值(或文字)的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。

　　4.4.2如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。

　　4.4.3电子存储记录更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。

　　4.5记录(档案)的收集与归档

　　4.5.1本单位的记录、档案实行分级管理，即由档案室和各科室分别存档。

　　4.5.2记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有该记录的`标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。

　　4.5.3各科室的质量记录由本科室人员收集，本科室兼职档案员每季度收集汇总一次，按记录内容分类编目，年末进行预立卷后，凡重要的质量控制或涉及质量控制的法规文件填写《档案移交清单》，于规定时间交档案室归档。

　　4.6记录的保存和管理

　　4.6.1档案管理员注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“年度---科室---保存期限分类法”进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》和《收发文本》。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为五年，特殊情况需长期保存的另立册存档(如仪器档案、人事档案、图纸等)；超过保存期限的记录、档案，由保管人造册，列出销毁清单，科室负责人审核，报技术管理层批准后销毁。

　　4.6.2档案保存室的环境要适宜，能防盗(铁柜、铁门、铁窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。对损失或变质的档案资料应及时修复或复制；设置记录档案框架。

　　4.6.3记录档案应存放有序，便于存取、检索和借阅。严格遵守保密纪律和制度，执行相应的保密和保护所有权的程序

　　4.6.4电子媒体的记录应确保软盘、硬盘、光盘不受损坏，确保记录完整。

　　4.6.5档案员要及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和利用情况进行统计，填写《档案统计登记表》报上级部门。

　　4.7记录(档案)的借阅

　　4.7.1对一般档案，人员对记录(档案)的检索和借阅需经相应档案管理科室负责人同意，填写《借阅档案登记表》，和借阅本专业范围的业务档案，受控文件资料借阅按《文件控制程序》执行。

　　4.7.2外部人员查阅或拷贝记录(档案)，质量档案须经质量管理科负责人批准，其他档案经相关管理部门批准。所有记录(档案)只可就地查阅，不予外借。

　　4.7.3工作人员借阅档案资料应先提出申请，经相关科室负责人批准后借阅与本人目前从事专业有关的资料。借阅人必须妥善保管好档案资料，发现有损、撕、涂改或泄露档案内容者，档案管理者必须及时向有关领导汇报，采取适当的纠正措施。

　　4.8记录的清理、处置和销毁

　　4.8.1办公室主任(或科室负责人)会同档案员对保存期满的档案(记录)进行审阅，有价值的档案继续保存，确认无需保存而又不能外泄的档案填写《档案销毁清理册》报技术管理层审批同意后，由规定机构监督销毁。