文件记录管理制度

文件记录管理制度（精选12篇）

　　在日新月异的现代社会中，越来越多人会去使用制度，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。大家知道制度的格式吗？以下是小编整理的文件记录管理制度，希望能够帮助到大家。

　　文件记录管理制度 1

　　为规范我厂体系文件的管理，特制定此考核制度，具体如下:

　　1、文件发放要编号标识，建立发放记录，并归档保存，文件发放记录要求部门、数量、签收人、日期(有分发号的需注明分发号)，每缺一项处罚10元。

　　2、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，应使用黑色或蓝色中性笔或钢笔填写，同一页上只能使用一种颜色的笔，不得随意涂改，每发现一次不按时记录处罚10元。

　　3、记录表上的日期“年月日”应用阿拉伯数字写清楚、完整(如20xx年4月1日)，不准涂改，每发现一次不按规范写的处罚10元。

　　4、记录表上的“星期”应用中文一、二、三、四、五、六、日填写清楚(如星期一)，不准涂改，每发现一次不按规范写的处罚10元。

　　5、记录表上的体系文件编号，编号与现行体系文件编号不符的应及时改正(如lt—55应改为yl—80)，改正编号时应将旧编号单杠划去，没有编号的要按现行体系文件编号要求编号，检查中每发现一次未按规定编号的或改正编号的处罚5-10元。

　　6、各种相关记录中的相关栏目都应该填写，记录表不适用时应及时更改，检查中每发现一项空缺处罚车间10元(如记录表中的交班人、接班人、负责人每班都要填写清楚)，记录表中不填写的栏目，应将栏目单杠划去，每发现一处或一次不填写而没有划掉的栏目处罚10元。

　　7、记录表各栏目内所填写的数据必须与所标示的单位一致，如因表格印制等原因导致标示单位与数据记录的不一致时，应修改相应栏内的标示单位或换算成表格内标示单位，每发现一处或一次单位不统一的情况处罚10元。

　　8、各种记录表如岗位员工因人为原因写错时应及时更改，更改可在原处划改或贴改，划改用黑色或蓝色中性笔或钢笔，双线把原记录划掉，使原记录可辨，并保证涂改率小于1%，检查中每发现一次不按规范更改的处罚10元。

　　9、对于公司、厂部识别的不符合(不合格)，相关车间应及时制定纠正措施和预防措施并将不符合(不合格)报告报厂部技术科，对于没有按时汇报的每推迟一天处罚20元。

　　10、对超出操作规程及作业指导书中所规定的.数据范围的情况要分析原因并追究有关人员的违章操作责任，未采取相关整改措施的每发现一次处罚10—30元。

　　11、各车间应在每个月2号以前将所有涉及体系的各种记录按日期整理好并自查，不符合体系文件记录要求的要及时整改，厂部每月将对各车间进行不定期检查，检查中发现的问题按相关规定进行考核。

　　12、对现场检查中的提问，岗位操作人员应能准确回答操作要领以及设备保养等的“应知应会”内容，对于未能正确回答有关“应知应会”内容的每发现一次处罚车间10元。

　　13、各生产岗位都应该有内容齐全的操作规程，并粘贴上墙，检查中每发现一处无操作规程处罚相关车间30元，未粘贴上墙处罚责任人10元。

　　14、车间日检、周检记录以及各种原始记录、台帐、统计报表必须完善，检查中每发现一处不完善处罚相关车间10—30元。

　　文件记录管理制度 2

　　1、资料室要确定专人负责归档、借阅、防火防盗工作，并将责任人员名单张贴在资料室入口处。未经责任人许可，其它人员不得进入。

　　2、借阅资料必须取得资料管理员的同意，必须办理借阅登记手续，按期归还。

　　3、资料室内严禁生明火，严禁吸烟。

　　4、资料管理员要定期检查和维护电器及照明线路，定期检查电源开关和电源插座插头。

　　5、资料室内要配齐各类消防设施，定期检查并及时更换。资料室管理员要熟知消防设施摆放位置和使用方法。

　　6、工作人员离开资料室时，要锁好门窗，切断室内一切电源。

　　7、室内资料要统一编码并摆放整齐，室内干燥、通风流畅并留足安全通道。

　　8、资料室入口处须张贴资料室平面布置和消防设备位置示意图，以及紧急出口示意图。

　　9、资料室安全管理制度需张贴在资料室内墙。

　　文件记录管理制度 3

　　1.编订依据

　　本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理，是对公司记录和文件编号的诠释文件，适用于本公司现涉及的所有记录和文件。

　　3.责任部门

　　本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。

　　4.制度细则

　　4.1记录编号规定

　　4.1.1公司记录分为内部记录和外来记录。

　　4.1.2内部记录的设定格式为：

　　QR + XX + XX + X/X

　　记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号

　　4.1.3外来记录的设定格式为：

　　（WL）QR + XX + XX

　　外来记录缩写+隶属部门+记录编号

　　4.2公司文件编号规定

　　4.2.1公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有：

　　（1）标准操作指导书：SOP

　　（2）标准检验指导书：SIP

　　（3）标准管理程序：SMP

　　4.2.2质量手册的编写格式为：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司简称+质量手册缩写+手册版本号

　　4.2.3程序文件的设定格式为：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号

　　4.2.4操作/检验规程、管理程序的设定格式为：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号

　　4.2.5外来文件的设定格式为：

　　WL + XX + XX

　　外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号

　　4.3部门编号的规定

　　4.3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准，如：

　　行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。

　　4.4文件编写格式的确认

　　4.4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文。

　　4.4.1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。表格宽度设定为15厘米，表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，行间距设置为单倍行距，段前首行缩进2字符，段前段后间距设置为0，同时设定为自动调整中文与数字的间距。

　　4.4.1.2文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号，文字方向为从左向右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体（标题）四号，编号方式为多级递进的编号方式。如：

　　1.

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和记录的正文采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段前段后间距设置为0，页面布局设定为上下页间距2.54厘米，左右设定为3.18厘米。正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，章节序号后空一格编写内容以保证美观。对于正文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称。正文编写完成后，应通读流畅，对于应进行断句的`内容使用中文标点符号进行断句。

　　4.5文件的发放和管理

　　4.5.1文件发行

　　4.5.1.1公司所有现行文件，如：操作规程、检验规程、岗位操作说明书等。文件全部由体系部进行统一发放，并对发放的文件记入《文件发放管理台账》，在台账中记清发放文件数量，并由签收人当面进行签收。

　　4.5.2文件补发

　　4.5.2.1文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失，请填写《文件补发申请表》并交于体系部留档，当体系部收到文件补发申请后，将于三内日将补发的文件交于申请部门。

　　4.5.3文件更换

　　4.5.3.1本公司所执行文件如有更新、替换情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》。请各文件执行部门注意，换版的文件的版本号将有所发生变化，如：原文件版本号为A/0，那么修改后的版本号则为A/1，如发生换版，则版本号变化为B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下发文件应加盖体系部的文件受控章，由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核，审核后的文件下发至员工手中应具有受控章，无受控章的为无效文件。

　　4.5.5文件编号

　　4.5.5.1由各部门编号的文件应统一编号格式，部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。

　　文件记录管理制度 4

　　特种设备安全技术档案管理工作为设备管理提供资料，技术信息和考核的依据，是管好设备的基础工作，必须认真做好。

　　1、有专人负责特种设备安全技术档案管理工作。

　　2、特种设备要有安全技术档案，并应逐台分别建档(一机一档)，安全技术档案应当包括以下内容:

　　(1)特种设备的设计文件、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料;

　　(2)特种设备使用证、注册登记表

　　(3)特种设备的定期检验报告和定期自行检查的`记录;

　　(4)特种设备的日常使用状况记录;

　　(5)特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录;

　　(6)设备重大维修修、改造的有关技术文件;

　　(7)特种设备运行故障和事故记录。

　　3、安全技术档案必须齐、整洁、规格化，及时整理填写。

　　4、公司档案保管员负责保管和供应公司图纸、技术资料。

　　5、设备迁移或报废，其档案均随设备调拨，设备报废后，首先向质监部门办理注销手续，然后档案由公司档案保管员封存。

　　文件记录管理制度 5

　　1、为有效控制与公司特种设备有关的文件和记录，确保文件和记录规范管理，制定本制度。

　　2、文件管理

　　2.1职责

　　2.1.1公司安全生产责任人负责审核特种设备管理自编文件。

　　2.1.2特种设备管理部门负责特种设备的管理文件编制;审核操作规程;获取、辨识、对特种设备的法律、法规、上级文件。

　　2.1.3特种设备管理部门负责特种设备文件登记工作。

　　2.1.4设备管理部门负责操作规程的编制。

　　2.2特种设备法律、法规和上级文件管理

　　2.2.1特种设备法律法规及其他要求的获取，可通过网上下载;书店购买;政府部门或相关方等获取。

　　2.2.2对于获取回来的特种设备法律法规及其他要求，由特种设备安全管理部门识别其适用性，并由特种设备安全管理部门负责及时通知到相关部门。

　　2.2.3对于与相关方有关的法律法规和其他要求，由公司各相关方的归口管理部门通过对其施加影响的方式进行传达，如可以通过签署安全协议、合同、传真等，确保相关方向公司提供的设施、服务、货物等符合这些有关的职业健康安全法律法规和其他要求的要求。

　　2.2.4当公司特种设备型号、规格、使用条件、管理或法律法规及其他要求等发生变化时，由特种设备安管理部门及时识别获取相关最新的适用的法律法规及其他要求，并负责通知到相关部门。

　　2.3公司制定的特种设备管理文件由特种设备管理部门负责组织编写，安全生产责任人审核批准。特种设备安全操作规程由设备部门或使用部门负责组织编写，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准。

　　2.4特种设备管理负责特种设备文件归档，档案室负责发放，各相关部门签收领用。

　　2.5特种设备文件由设备管理部门负责保存于通风防潮、防蛀的适宜地方。

　　2.6文件更改由文件更改申请部门提出申请，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准后执行更改

　　2.7文件一般情况下，不允许外借，若因工作需要，如提供给顾问公司，政府机关或客户等，由特种设备安全管理部门请示安全生产责任人批准后方可外借。

　　3、记录管理

　　3.1管理职责

　　3.1.1特种设备管理部门负责监督有关部门实施政府部门制定的记录;负责检验、检测单位出具的检验、检测报告的整理、保存。监督有关部门使用、整理、保存公司自行制定的'记录。

　　3.1.2特种设备管理部门负责记录的格式设计;使用部门本部门负责记录的整理、保存等。各部门自行编制的记录应交一份给特种设备管理部门备案。

　　3.2政府部门制定的记录或特种设备安全管理部门制定的记录，由特种设备安全管理部门发放，各相关部门签收领用。

　　3.3记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不可随意涂改，若因某种原因不需要或没必要填写的项目，用斜杠“/”划去，各相关栏目负责人签名必须完整不允许空白。若因笔误或计算错误要修改原始数据或内容，应采用斜杠“/”划去原始数据或内容，在其旁边写上更改后的数据或内容，同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。

　　文件记录管理制度 6

　　1.目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件，确保文件的有效性，并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。

　　2.范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度以及外来文件或电子文件均属之。(技术类文件由技术中心另行统筹管理)

　　3.定义：

　　3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。

　　4.工作内容：

　　4.1文件制作：

　　由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰，易于识别。

　　4.2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准，会签人员若有休假，则由上一级主管或职务代理人签核。

　　4.3文件编号：目前公司实施的文件按如下规则进行编号：

　　4.3.1SF-JH-00SF：生发简称JH：部门之稽核中心简称00：流水号

　　4.3.2技术类文件由技术部门进行编号;外来文件不予编号，由文管中心采用登记表进行登记管理。

　　4.4文件版本管理：文件若有不合现状需修改、增订者，由提议部门填写《文件制订(修订)申请单》，提出修订原因，交原拟案部门研讨修改，送上级主管批准，由文管中心进行修订、更换，文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。为考虑节约成本，如修改内容较少时，文管中心根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录，修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。

　　4.5文件分发回收：

　　4.5.1经会签发行之文件，由文管中心以《文件总览表》列帐管理，并依所需分发的部门，影印相应分数，加盖“受控文件”章后发行。

　　4.5.2文件修订及废止时，旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收。旧版之原案由文管中心加盖“作废暂留”章，并写上日期，加以保存，需与有效之新文件分开。

　　4.5.3对外发行之文件，由适当之对外部门填写《文件增(补)发申请单》，经制订部门主管签核，呈总经理人员核准后，方可由文管中心登记入册、发行，失效文件不予回收。

　　4.5.4外来文件分发：各部门如收到外来文件，应交由文管中心统一处理，登记于《外来文件登记表》上，进行归档，如文件需分发至其它部门，由文管中心按实际需要，确定分发部门及份数，并做好签收记录，登记在《外来文件登记表》上，同时加盖发行章进行控制。

　　4.5.5外来文件之更改：

　　4.5.5.1外来文件变更：

　　①外来标准发行新版本且为本公司采用时。

　　②客户提供之规格、图样等变更时。

　　③技术参数发生更改时。

　　4.5.5.2外来文件若有更改通知，则由文管中心在《外来文件登记表》上找出签收记录，在备注栏内注明“更正”。如有分发，依原部门重新分发，旧版文件收回，销毁或盖作废章处理。

　　4.5.5.3技术资料发生局部更改时，由发文部门通知各接收部门，可在原分发资料上进行修改，并在收发登记表上注明“更正”，将函文附于原件上。

　　4.6文件增补发作业：

　　4.6.1各部门如须增发文件，应填写《文件增补发申请单》。提出申请，并经其主管审核，副总经理以上人员核准后，由文管中心发行。

　　4.6.2若文件遗失或破损时，须由责任部门填写《文件增补发申请单》。提出补发申请，经审查、核准后，由文管中心发行。

　　4.7文件保存、销毁作业：

　　4.7.1文件保存：

　　4.7.1.1经颁布发行之全部原稿文件，由文管中心以《文件总览表》列账管理。

　　4.7.1.2经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件类别集中保管。

　　4.7.1.3外来文件的保存：

　　①所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。

　　②特殊机密文件由对应部门主管保存。

　　③传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。

　　④计算机软件档案应备份保存。

　　⑤外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。

　　4.7.2文件销毁：文件如需销毁时，由文管中心负责收回并在正面加盖作废文件章。背面如可利用则进行利用，如不可利用则销毁。文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由文管中心加盖“作废暂留”章加以保存。其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。

　　4.8文件管理：

　　4.8.1文管中心：

　　4.8.1.1文管中心设专人管理，以确保文件之正确使用。

　　4.8.1.2经发行之文件的全部原稿由文管中心依文件类别在计算机中备份存盘。

　　4.8.2使用部门：

　　4.8.2.1分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。

　　4.8.2.2现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。

　　4.8.2.3非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。

　　4.8.2.4使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。

　　4.9文件借阅：当各部门有需要向文管中心借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由文管中心备案，方可借阅文件。如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。

　　4.10文件评审：

　　4.10.1文件制订初期，文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进行统一研讨，待取得一致后该文件方可生效。制订部门也可根据实际情况以《文件传阅单》的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。

　　4.10.2文件修订时，修订部门亦可根据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进行评审，待取得一致后该修订内容方可生效。

　　4.11电子资料管理：由资讯管理人员根据公司实际编制相关管理办法进行有效管理。

　　4.12表格、记录管理：

　　4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。为利于统一管理，所有空白表格均须进行编号，编号原则如下：

　　例：RS-001/A。

　　RS代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。

　　各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进行编号，制作所有使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交文管中心。

　　4.12.2标识、归口、编目、保存期限：

　　1)空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由文管中心文件管理员统一归口管理。文管中心文件管理员编制《记录总览表》，其中应根据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合同的有效期等规定出记录的保存期限(保存期限由该记录的形成部门进行规定)。

　　2)已填写的记录由规定的保存(发出与送达)部门按易于识别、查阅和检索的原则进行归口管理。在归档时进行按类别编目和标记，以方便检索。

　　3)各部门人员在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集的记录有效。

　　4.12.3记录空白表格的使用和填写规定

　　4.12.3.1文管中心文件管理员根据《记录总览表》，将最新版本的'空白表格复制或印刷后发放给使用部门。

　　4.12.3.2记录人员应清楚地填写记录的每项内容，确保记录完整、准确、清晰，反映实际情况。

　　4.12.4管理、保护和过期处置

　　4.12.4.1各部门应确保记录的贮存地点、贮存方式、贮存环境适宜，同时注意防潮、防蛀、防止丢失、防止混乱，使记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。

　　4.12.4.2必要时，文管中心可检查各部门对记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求，确保记录方便存取、检索，在保存期内不会丢失、损坏或变质。

　　4.12.4.3对于超过保存期限的记录，由各部门整理后，报部门负责人审批后，统一销毁。

　　4.12.5空白记录表格的增减、更改：

　　1)记录表格类别的增减通过修改相应程序文件的方式进行。

　　2)同一类别记录表格的增减，根据各项工作任务的策划结果直接确定。

　　3)修改：提出部门填写《文件制订〈修订〉申请单》，部门负责人确认后，由引用该记录的文件审批岗位审批。

　　4)更改申请获得批准后，由文件管理员按要求对记录进行修改，并进行记录。

　　5)文管中心文件管理员按《记录总览表》的规定将最新的版本的空白表格复制并发放给使用部门，收回旧版的空白表格并对其使用加以限制。

　　5.管理约定：

　　5.1未按本文件规定要求使用统一格式编写文件或未按程序进行会签者，罚款5元/次;

　　5.2未经许可私自影印文件者，每次对责任人罚款20元;

　　5.3未经许可私自对文件内容进行修改者，每次对责任人罚款10元;

　　5.4文件因管理不善导致有乱涂乱画或损坏者对其部门负责人罚款10元/份，导致文件丢失者罚款20元/份;

　　5.5将有效文件私自挪作他用者，每次对责任人罚款20元;

　　5.6私自将公司文件或电子档案传递给外部人员或机构者处罚50元/份(正常业务往来除外)，造成公司机密外泄者按公司相关规定进行处理。

　　6.记录表格：

　　6.1《文件制订〈修订〉申请单》

　　6.2《文件收发登记表》

　　6.3《外来文件登记表》

　　6.4《文件总览表》

　　6.5《记录总览表》

　　文件记录管理制度 7

　　为确保公司文件记录的完整性、准确性和可追溯性，提升工作效率与管理水平，维护企业信息安全与合法权益，特制定以下管理制度。

　　一、文件分类与标识

　　文件分类：根据公司业务需求和文件性质，将文件分为行政文件、技术文件、财务文件、项目文件、合同文件等几大类，每类文件下可进一步细分。

　　文件标识：每份文件应包含唯一编号、版本号、创建日期、作者、密级等基本信息，便于检索和管理。

　　二、文件生成与审批

　　文件起草：文件应由指定人员负责起草，内容需清晰、准确、完整，符合公司规定格式。

　　审批流程：文件需经过相关部门负责人审核，必要时还需经过法律顾问或财务部门的审核，确保文件合法合规。

　　三、文件流转与分发

　　流转方式：文件应通过公司内部系统或邮件进行流转，确保文件传输的安全性和可追溯性。

　　分发权限：根据文件密级和工作需要，设定文件的阅读、编辑、打印等权限，严格控制文件传播范围。

　　四、文件存储与归档

　　存储要求：文件应存储在指定的服务器或存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。

　　归档管理：已审批的文件应及时归档，归档文件应分类清晰，便于检索。

　　五、文件查阅与借阅

　　查阅权限：根据工作需要和文件密级，设定文件的'查阅权限，确保信息安全。

　　借阅管理：借阅文件需办理借阅手续，明确借阅时间、用途和归还日期，借阅期间应妥善保管文件。

　　六、文件修改与废止

　　修改流程：文件如需修改，应由原起草人或指定人员负责，修改后需重新审批。

　　废止处理：废止的文件应及时从系统中删除或标注为废止状态，防止误用。

　　七、文件销毁

　　销毁条件：对于无保存价值的文件，经相关部门负责人审批后，可进行销毁处理。

　　销毁方式：文件销毁应采用物理销毁或数据擦除等方式，确保文件无法恢复。

　　八、责任与监督

　　责任分工：各部门应明确文件管理责任人，负责本部门文件的日常管理。

　　监督检查：公司应定期对文件管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。

　　九、附则

　　制度修订：本制度由公司行政管理部门负责修订和解释。

　　生效日期：本制度自发布之日起生效，全体员工应严格遵守。

　　通过实施本文件记录管理制度，公司将进一步提升文件管理的规范性和效率，为公司的稳健发展提供有力保障。

　　文件记录管理制度 8

　　为加强公司内部管理，确保文件记录的规范性和安全性，提升工作效率与信息管理水平，特制定以下管理制度。

　　一、总则

　　适用范围：本制度适用于公司所有部门及员工，涉及各类文件（包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等）的记录与管理。

　　基本原则：坚持信息的真实性、完整性、可读性、安全性原则，实行统一分类、分级管理、定期归档、便捷检索的管理模式。

　　二、文件生成与传递

　　文件编制：文件编写应清晰、准确，符合公司规范，明确文件标题、编号、日期、编制人、审核人等信息。

　　审批流程：重要文件需经过相应层级审批后方可发布，确保文件内容的合法性和准确性。

　　传递方式：公司内部文件传递应通过指定渠道进行，确保信息传递的安全性和时效性。对于敏感信息，应采取加密或限制访问等措施。

　　三、文件存储

　　存储要求：纸质文件应存放在防火、防潮、防虫害的专用文件柜中；电子文件应存储在安全可靠的服务器或云存储平台上，并定期进行备份。

　　分类管理：根据文件的重要性和保密等级进行分类存储，便于管理和检索。

　　权限设置：电子文件应设置访问权限，确保只有授权人员能够查看和修改。

　　四、文件利用

　　借阅管理：文件的借阅需进行登记，明确借阅人、借阅时间、归还时间等信息，确保文件不被遗失或泄露。

　　复制与分发：文件的复制和分发需经过审批，并记录分发范围和数量，防止信息外泄。

　　版本控制：对于需要修订的文件，应建立版本控制机制，确保使用的是最新版本。

　　五、文件销毁

　　销毁条件：对于无需继续保存的文件，应按照公司规定进行销毁处理，确保信息不被非法利用。

　　销毁方式：纸质文件可采用碎纸机销毁或焚烧等方式；电子文件应确保从存储介质中彻底删除，并验证删除效果。

　　销毁记录：文件销毁应记录销毁时间、销毁方式、销毁人等信息，以备查阅。

　　六、监督与考核

　　监督检查：公司定期对各部门的文件记录管理情况进行检查，发现问题及时整改。

　　责任追究：对于违反本管理制度的行为，公司将依据相关规定追究责任人的责任。

　　培训与教育：公司应定期组织文件记录管理相关培训，提高员工的.文件记录管理意识和能力。

　　七、附则

　　解释权：本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

　　修订与废止：本制度将根据公司实际情况和法律法规的变化进行适时修订或废止。

　　通过上述管理制度的实施，公司旨在构建一个高效、安全、有序的文件记录管理体系，为公司的稳健发展提供有力保障。

　　文件记录管理制度 9

　　为规范学校各类文件资料的记录、存储、使用和保管流程，确保信息的完整性和安全性，提升工作效率与管理水平，特制定以下管理制度。

　　第一章 总则

　　适用范围：本制度适用于全校各部门及教职工在教育教学、行政管理、科研活动等过程中产生的所有纸质及电子文件的记录与管理。

　　基本原则：

　　准确性：确保文件内容真实无误，记录清晰。

　　完整性：文件应齐全完整，包括正文、附件、审批记录等。

　　时效性：文件处理要及时，避免延误。

　　保密性：对涉及学校机密或个人隐私的文件，应采取必要的保密措施。

　　第二章 文件分类与编码

　　文件分类：根据文件性质和内容，将文件分为教学文件、行政文件、科研文件、财务文件、人事档案等类别。

　　文件编码：每份文件需有唯一编码，编码规则应包含文件类型、年度、序列号等信息，便于检索和归档。

　　第三章 文件记录与存储

　　记录要求：

　　纸质文件应使用标准格式，字迹清晰，签字盖章齐全。

　　电子文件应采用学校规定的文件格式存储，确保可读性和兼容性。

　　存储方式：

　　纸质文件应存放在指定档案室或文件柜中，分类存放，标签明确。

　　电子文件应存储在专用服务器或云存储平台上，定期进行备份，防止数据丢失。

　　第四章 文件使用与借阅

　　使用权限：根据文件密级和工作需要，设定不同的访问权限。教职工需按权限查阅和使用文件。

　　借阅流程：

　　借阅纸质文件需填写借阅单，经部门负责人批准后，方可借阅，并按时归还。

　　电子文件借阅需通过内部系统申请，审批通过后，在线查阅或下载。

　　第五章 文件保管与销毁

　　保管期限：根据文件的'重要程度和法律要求，设定不同的保管期限。到期文件需进行鉴定，决定是否续存或销毁。

　　销毁程序：销毁文件需经主管部门审批，确保无遗漏和误毁。纸质文件应粉碎处理，电子文件应从存储介质中彻底删除。

　　第六章 监督与考核

　　监督机制：学校办公室负责监督本制度的执行情况，定期组织检查，发现问题及时整改。

　　考核与奖惩：将文件记录管理纳入教职工绩效考核，对表现优秀的给予表彰，对违反规定者，视情节轻重给予批评教育或纪律处分。

　　第七章 附则

　　制度修订：本制度由学校办公室负责解释和修订，根据实际需要适时调整。

　　生效日期：本制度自发布之日起生效，全校师生员工应严格遵守。

　　通过上述管理制度的实施，期望能够全面提升学校文件管理的规范性和效率，为学校的持续健康发展提供有力支持。

　　文件记录管理制度 10

　　1、目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3平行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:

　　4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　4.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:xxx"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　4.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的.名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上头加注一行"(此页无正文)"字样；落款字体与正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般应写发文日期；

　　4.9.2制度或会议经过的文件应写经过的日期；

　　4.9.3重要的文件写签发的日期；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:

　　7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8、相关文档

　　8.1文号编码规则

　　8.2《文件编号使用登记表》

　　8.3《对外发文登记表》

　　8.4《对内发文登记表》

　　8.5《收文登记表》

　　8.6《文件处理单》

　　8.7《传阅单》

　　8.8《用印登记表》

　　8.9对外发文格式

　　8.10对内发文格式

　　8.11报告总结格式

　　8.12会议纪要格式

　　8.13会议记录格式

　　9、修订及实施

　　9.1本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　9.2本规定修订权在公司。

　　9.3本规定从二零零四年五月一日实行。

　　文件记录管理制度 11

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围：公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、档案管理员的职责：

　　1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

　　2.积极参加档案工作的对外协作活动。

　　3.集中统一管理公司各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案管理水平。

　　4.定期检查档案，做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀，无失、泄密事件。

　　5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。

　　6.保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　四、档案的借阅

　　1.因工作需要，公司员工需借阅档案时，由部门经理核批。

　　2.公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

　　3.档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　五、档案的销毁

　　1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的.档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　文件记录管理制度 12

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括：

　　文件管理制度

　　1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范文件管理制度

　　认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的.文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其文件管理制度

　　中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　文件管理制度

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、责任追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

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