物业档案管理制度
在发展不断提速的社会中，各种制度频频出现，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。什么样的制度才是有效的呢？下面是小编收集整理的物业档案管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
物业档案管理制度1
1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;
2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;
3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;
4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的'变更，保证信息的准确性;
5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;
6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;
7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。
物业档案管理制度2
一、总则
（一）为全面增强本企业档案管理工作，保证企业各种档案资料充足、有效利用，实现档案资料管理的规范化和标准化，特拟订本制度。
（二）本制度所指的档案资料是指企业及部下客户服务部门建立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，拥有查阅、利用价值的各样形式的资质证照、文书、公文、公文、合同、图纸、业户资料以及音像、图表等档案资料。
（三）档案资料工作的基来源则：集中一致管理企业及各部下客户服务中心有关资料档案，保证档案资料的完好和安全。
二、人员装备
（四）企业档案采纳分级管理模式，即分为物业企业档案资料管理员和部下各客户服务中心档案资料管理员。物业企业主要采集和保留企业级别物业档案和物业资料，部下各客户服务中心详细负责管理各自的物业档案和资料。物业企业及部下各客户服务中心均需建立独立的档案室。
（五）物业企业须装备档案管理的专责人员，部下的各客户服务中心依据自己实质状况，可指定专人负责也可由其余人兼职档案管理员。
三、档案资料的采集和整理
（六）物业企业主要一致采集和管理企业级别物业档案和物业资料，主要包含以下内容。
1.物业企业公章和有关证照。
2.文件、公文、工作计划、上司来文以及国家与当地有关的法律法例等档案资料，主要指房地产企业、物业企业领导署名的各种批改，以企业及职能部门等名义发出或拟订的文件以及与企业职能有亲密
关系或由企业肩负有关责任并需要执行的重要文件。
3.重要、突发事件的办理资料，主要包含楼宇、交通、治安、公共配套设备设备等方面及自然灾祸等突发重要事件的经过和办理过程记录及有关资料。
4.企业所签署的合同资料，督查职能部门对企业进行检查的书
面及取证资料以及企业固定财产有关资料。
5.人事档案资料。
6.实物、声像类档案，包含各样电子档案。在实质工作中，实物、声像档案资料比较少，依据使用频次及重要性选择自行寄存或移交
企业档案管理部门，自行保留时要注意保护完好性。
7.荣誉类档案等其余各样档案资料。
（七）各客户服务中心管理自己楼盘、业主和经营有关的档案和
资料，主要包含以下内容。
1.客户服务中心业务章及有关证照。
2.小区基本状况资料。
（1）房产资料包含房子、设备及其附着物清单及表格等。
（2）接收资料包含查收合格凭据、物业完满状况、接收文件。
（3）技术资料包含工程预决算书、总平面图、平面图、完工图、地质勘探报告、图纸会审记录、完工查收证明书、房子及设备使用技术资料。
3.业主档案资料（包含维修基金档案资料）主要包含人住通知书、住户家庭状况登记表、房子交接单、住户入住合约、身份证明资料以及装饰申请表等，业户资料一定妥当保留并实时更新。
4.平时管理服务资料，主要包含以下内容。
（1）人事管理有关资料。客户服务中心人员的招聘、培训、定岗定编、分配、变迁文件、技术职称等文件。
（2）各部门平时的值班记录，各样来往信函，各样内部通启等文书资料。
（3）设备档案管理，包含设备的标记、设备台账和设备资料等。
（4）物业经营管理资料。各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件等。
（5）物业租借资料，包含租借审批资料、租借合同、物业权属证明资料、房子安全判定资料、赞同出（转）租文件、拜托书、公证书、证明、报告、分户图等。
（6）工程图纸档案资料，包含建筑施工图、给排水施工图、构造施工图、消防施工图、供配电施工图、空调系统图。
（7）各客户服务中心或个人参加各样活动的资料。
5.小区创优档案资料及社区文化资料。
四、档案资料的移交和归档
（八）资料移交前管理。
1.各客户服务中心的档案资料在移交前由各客户服务中心档案资料管理员负责存档管理。
2.各客户服务中心一定将档案资料分类寄存人不一样的.档案袋或盒内，保证档案资料的完满。
3.各客户服务中心寄存的档案资料要依据自己的使用频次和保密程度进行分类寄存。
（九）档案资料的移交，每半年向物业企业档案室进行一次移交。
1.资料移交前，各客户服务中心档案资料管理员须将档案按类整理好，并填写档案资料移交表，执行移交锋续。
2.进行移交时，物业企业须认真查对移交的资料，确立无误后，交接两方在移交清单上署名，并加盖部门公章。
3.移交清单调式两份，物业企业和各客户服务中心交接人各保存一份。
4.对换出、辞职的工作人员档案，在办理调离手续前，一定清还档案资料，经档案室署名确认，方可办理调离手续。
（十）归档。主要有以下要求。
1.物业企业及部下各客户服务中心需依据本管理方法的归档范围、归档日期实时、正确、规范地进行归档。
2.将需要归档的文件资料比较归档范围，完好、正确、系统地进行采集，归档模卷要进行分类摆列，并加盖档号章、装盒，编制档案目录。
3.除归档范围表中列明为复印件外，归档的文件原则上一律为原件，必需时复印件加盖红章注明原件寄存处，凡有原件的文件，不可以以复印件归档。
4.归档的文件资料种数、份数及每份文件的页数均应齐备完好。
5.实物类、声像类档案资料要清楚完好，并按归档要求供给拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件资料，并保留。
（十一）归档档案资料检查。物业企业负责检查、督查、指导并查核各客户服务中心档案资料的管理工作。统计汇总各客户服务中心归档资料目录清单，按期对各客户服务中心档案的归档工作进行实地检查。
五、档案资料的借阅和使用
在进行档案资料借阅使用时，假如是在档案室查阅一般资料，办理一般登记手续即可；假如要查阅重要密级资料，须执行档案借阅审批手续，且一定在档案室就地查阅后送还，不得私自带出复印。
（十三）档案资料借阅的有关规定。
1.借阅的档案资料一定准时送还，并实时办理清户手续。一般不得超出7天，超出7天则需办理续借手续，未办理缓期手续且借出档案超出15天者，对有关责任人进行渎职问责办理，在借阅时期造成资料丢掉者，依据资料的重要程度进行相应的办理。
2.借阅者一定保证原样送还所借的档案资料，保证资料完好无损，不得在档案资料上涂改、画线、标记等。
3.未经赞同，借阅者不得随意摘抄、摄影、复制档案资料，凡经赞同摘抄、复制的档案资料一定由档案资料管理人员进行审察和查对。
4.实物档案一般不外借，声像档案资料以复印件供给利用。
（十四）要注意保护业主和住户的个人信息，业主个人信息档案在有关客户服务中心的档案库中，如需调用含有业主个人隐私信息的资料，须经客户服务中心负责人赞同，有些需经业主自己赞同，并由有关档案人员记录去处，追踪有关信息资料的使用及其销毁状况。
六、档案资料管理和判定
（十五）物业企业及各客户服务中心依据自己实质状况设置综合档案室、资料保留室和库房等，一定保证有相对独立的空间，并能保证资料的安全与齐备。
1.库房要相对独立，并拥有防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温等功能，库房内和库房邻近严禁搁置易燃易爆物件或其余危险物件，并装备灭火器械，标示严禁烟火标记。
2.库房内全力按分类设置，档案资料按类型齐整排放，保持通风，并与窗户垂直，防止阳光直射，将全部档案架一致编号，编制档案资
料寄存地点索引。
（十七）档案资料统计，详细要求以下
1.物业企业及各客户服务中心要在每年12月31日前对档案资料的移出、收进、整理、判定、保留的数目和状况及档案资料的借阅利用等状况进行统计。
2.物业企业档案员将统计结果报物业企业负责人，部下各客户服务中心档案员将统计结果报给客户服务部负责人。
3.统计工作一定做到脚踏实地，照实反应状况，务必保证供给的数据正确，切合客观实质。
（十八）档案资料的判定，包含以下要求
1.档案资料一经归档，未经领导判定和赞同，任何人不得私自销毁。
2.经判定后仍没法确立其保留价值的档案资料，应持续保留至次年再进行判定。
3.技术档案资料鉴准时，需附带工程技术部门的专业建议。（十九）档案资料的销毁。
1.经判定后赞同销毁的档案资料，由档案室负责人妥当办理，不得作其余用途或看作废纸销售。
2.销毁档案资料须有起码两名监销人，监销人应认真复核要销毁的档案资料。销毁完成须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人在销毁清册上署名。
3.档案资料管理员应实时做好档案资料整理、检索工具调整等工作。
七、奖罚
（二十）企业依据每年查核结果，关于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或许进步特别突出的部门和个人赐予相应表彰或奖赏等。
（二十一）关于工作不负责，未认真贯彻执行物业企业档案工作要求的档案管理人员，企业将对档案管理的详细工作人员和有关领导进行处罚。
（二十二）因管理或使用不妥，造成档案信息外泄，或许未经允许，私自将档案资料抄写、复制与转借别人等状况，将依据情节严重程度，赐予相应的处罚。
八、附则
（二十三）本管理制度由企业客户服务部订正，自觉布之日起实行。
物业档案管理制度3
1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。
技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;
设备的规范、标准、各项制度及技术标准;
设备新技术信息及资料;
职工技术考核标准及资料。
1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。
1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。
1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。
1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。
1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。
除图书外,档案资料严禁带出大厦。
重要资料只限在资料室内阅读。
1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。
借期为一个月,到期应办理续借手续。
图书不得在个人手中长期持有。
1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。
2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。
为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。
现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。
设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的`重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。
设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。
3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。
这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。
4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》
物业档案管理制度4
一、根据人事档案、文件档案、资料档案等各类属性不同的文件资料进行分类，整理、立卷，做好文件索引，归档存放、管理。
二、各类档案资料设专柜存放保管，分类编号、编注目录，以便查阅。
三、经领导批示传阅的文件，须随文将领导批示和传阅人签字一并归档。
四、注意做好保密工作。借阅文件，须经领导批准。若需抄摘或复印，应事先请示，未经批准不提抄摘或复印。
五、业主档案资料设专柜存放、保管，未经业主许可或公司领导批准（除本公司有关工作人员外）不得查阅或泄露业主档案资料。
六、定时检查、核对档案件数，做好防虫、防尘、防潮、防遗失工作，发现异常或丢失，及时向领导汇报，查明原因。妥善处理。
七、对已失去作用的.档案资料要进行销毁或用碎纸机处理，销毁档案资料要经过认真鉴定，列出清单，送领导审批后指派专人监销，防止泄密。
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一、总则
1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。
1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的所有物业项目。
二、档案室的设立和管理
2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有一定的安全距离。
2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。
2.3 物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物业档案室的'人员应具备一定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。
三、档案的收集和整理
3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包括业主信息、物业服务记录、维修记录、安全记录等。
3.2 物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。
3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。
四、档案的保存和利用
4.1 物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保存。
4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应按照规定的程序办理借阅手续。
4.3 物业档案室应积极为业主提供查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。
五、档案的销毁
5.1 物业档案室应根据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。
5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。
六、附则
6.1 本制度自发布之日起执行。
6.2 对本制度的修改和解释权归物业管理公司所有。
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1、目的
为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。
2、适用范围
佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。
3、原则
统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；
4、职责
4.1本部人力资源职能部门
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。
4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。
4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。
4.2各下属分公司人力资源职能部门
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的人事档案。
4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。
4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。
4.3各物业服务中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。
4.3.2负责B系列员工人事档案的`借阅、移交和销毁工作。
5、内容
5.1人事档案管理流程
5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。
5.3档案编码
5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。
5.3.2 E—HR系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序A00012”。
5.4档案查阅权限
5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。
5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。
5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的档案。
5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。
5.5人事档案借阅手续
由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。
5.6档案调动
跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。
5.7离职员工档案
5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。
5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。
5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。
5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。
5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。
6、附则
6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。
6.2附件
人事档案资料封面
人事档案存档目录人事档案借阅申请表
人事档案移交清单人事档案销毁审批表（B系列员工）
佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日
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物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的'不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。
一、档案管理运作环节
1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。
二、资料分类整理
收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
三、档案内容
范围分类资料内容
房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证
技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料
管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图
业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单
日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案
四、资料归档整理
1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必须由管理处主任同意,经登记后方可借出;入室时,须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质。
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提要:
档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。
以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导，导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础，建立科学、规范、严谨的管理制度体系。
档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。
完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础，能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。
本公司素以严格规范的管理而着称，在某某行政中心实施物业管理过程中，我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法，作到治而不乱、管而不死，坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:'没有规矩，不成方圆'，必要的规章制度是作好物业管理服务的保证，要使该物管区域的管理与服务走上正轨，实现标准化、规范化和制度化的管理，必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度，这些制度的建立，是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的`为依据，并在多年的实践运作中反复补充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地说，这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据，其总体涵盖:公众制度部分，内部岗位责任制，管理运作制度和考核标准，它们整合形成一套完整的操作体系，以指导日常物业服务的方方面面，与传统的管理方式相比，其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度，它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等，这一套制度的建立，为该物业服务项目完善内部机制，造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础，以完美的物业服务夯实政府办事效率，提升政府形象。
一、规章制度的建立与管理
1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规，所有管理制度的建立，均以法律法规及物业管理委托合同为基础，物业管理活动中各法律主体的合法权益，特别对行政中心我们的责任和义务进行细化，并使之制度化、规范化，以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。
2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时，以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础，结合行政中心物业管理的具体特点和要求，并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系，对整个规章制度体系作适当的修订和整合，使整套规章制度体系更切合实际，操作性更强。
3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。
4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性，使绩效考核评估具有标准尺度和依据，又能激发员工工作热情。
5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系，梳理各个环节，用制度使其环环相扣，做到有序规范的运作，协调一致。
6、制度文字条款简明扼要，便于员工理解、记忆、接受、执行。
(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。
二、档案的建立与管理
规章制度的执行，需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的，对相关记录进行规范、整理、归档，做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此，我们将在行政中心配备专职档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。
三、物业管理档案的分类
1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据，做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。
2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:
(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架，对档案资料采用统一格式。
(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等，通过适应性修改，形成复合型行政中心物业管理档案资料。
(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中，形成档案管理的终端。
3、xx区行政中心是某某区政府的首脑机关，保密范围涉及到原始文件资料，其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此，我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。
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一、背景介绍
随着经济的不断发展和城市化的进程，物业管理在城市生活中扮演着重要的角色。为了更好地管理和服务物业客户，建立一套健全的物业客户档案管理制度是必不可少的。
二、目的和意义
确保物业客户信息的统一、完整和准确；
2 、提高物业服务效率和水平；
3 、为物业决策提供可靠的数据参考；
4 、加强与物业客户的沟通和合作。
三、档案建立与管理
1 、档案建立
（1）在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息，建立客户档案；
（2）对于企事业单位客户，还应建立组织机构代码、税务登记号等信息，并提供相关证明文件；
（3）对于租赁客户，要求提供租赁合同、租金缴纳证明等相关资料。
2 、档案管理
（1）分类管理：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等；
（2）档案编号：为每个客户档案分配唯一的档案编号，并进行标识和记录；
（3）档案整理：定期对客户档案进行整理和清理，确保档案的完整和准确；
（4）档案存储：建立专门的档案室进行存储，对档案进行保密、防火、防潮等处理；
（5）档案查阅：保障客户合法权益的前提下，提供方便快捷的档案查阅服务。
四、档案内容和更新
1 、基本信息
（1）个人住户档案：包括客户姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等；
（2）企事业单位客户档案：包括单位名称、组织机构代码、税务登记号、联系方式、办公地址等；
（3）租赁客户档案：包括租赁合同、租户姓名、联系方式、租金缴纳证明等。
2 、动态信息更新
（1）客户迁入、迁出信息；
（2）客户家庭成员变动信息，如婚姻状况、子女入学等；
（3）客户单位经营情况、税务信息等。
五、档案保密与安全
1 、保密措施
（1）对客户档案中的个人隐私信息，如身份证号码、联系方式等进行严格保密；
（2）严格限制档案查阅权限，只允许授权人员进行查阅和使用；
（3）加强信息系统的安全保护，防止未经授权的人员获取档案信息。
2 、档案安全措施
（1）档案室要求严格控制出入口，防止非法人员进入；
（2）档案室配备专门的监控设备，保证档案安全；
（3）定期备份档案数据，防止档案丢失或损坏。
六、档案利用与管理
1 、信息查询和报表
（1）客户档案应提供方便快捷的查询和统计功能，以满足物业日常工作的需要；
（2）定期生成客户档案报表，提供给物业决策相关人员使用。
2 、客户服务与管理
（1）根据客户档案提供个性化的服务和管理；
（2）定期与客户进行沟通和联系，了解客户需求和意见；
（3）在重要事项变化时及时更新客户档案。
七、改进措施与建议
1 、不断优化客户档案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技术，实现客户档案的电子化管理；
3 、定期组织员工培训，提高档案管理水平和服务质量。
综上所述，物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。只有通过完善的档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。八、档案管理流程
为了确保物业客户档案管理的规范和高效，需要建立一套完整的档案管理流程。
1 、档案建立流程
（1）接收客户信息：物业管理人员应在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息。
（2）档案登记：将客户提供的信息进行归档，并为每个客户分配唯一的档案编号。
（3）信息核实：核实客户提供的信息的真实性和准确性，确保档案信息的可靠性。
（4）档案归类：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等。
（5）档案存储：将客户档案存放在专门的.档案室中，做好防火、防潮、防盗等安全措施。
2 、档案更新流程
（1）定期更新：根据客户提供的个人住户或单位信息的变更情况，对客户档案进行定期更新。
（2）动态信息更新：包括客户迁入、迁出信息、家庭成员变动信息等，及时更新到客户档案中。
（3）档案查阅：对于需要查阅和使用客户档案的人员，需要经过授权，并按照相关流程进行查阅，避免档案信息泄露。
3 、档案整理和清理流程
（1）定期整理：定期对客户档案进行整理和清理，删除过期和无效的档案信息，保持档案的完整和准确性。
（2）档案装订：对于松散的档案文件，进行装订和整理，提高档案的可读性和保存性。
（3）档案归档：将整理好的客户档案按照规定的流程和标准进行归档，确保每个档案的存放位置和状态清晰可见。
4 、档案保密和安全流程
（1）保密措施：对客户档案中的个人隐私信息进行严格保密，不得泄露和滥用。
（2）权限控制：对于需要查阅和使用档案的员工，进行权限控制，确保档案信息的安全。
（3）档案安全：加强档案室的安全防护，限制非授权人员的进入，定期检查档案室的安全设施和防护措施。
九、档案管理系统引入
为了提高档案管理的效率和便利性，可以引入信息技术，实现客户档案的电子化管理。
1 、电子档案建立：建立客户档案的电子数据库，并将所有客户档案中的信息进行电子化处理，提高信息存储和检索的效率。 2 、档案管理软件：引入专业的档案管理软件，实现对客户档案的全流程管理，包括档案建立、档案更新、档案整理、档案查阅等功能。
3 、档案安全措施：对电子档案进行加密和备份，确保档案信息的安全性和完整性，防止意外丢失和损毁。
4 、电子档案查询和报表：通过电子档案管理系统，可以方便快捷地进行客户档案的查询和生成报表，提供给物业决策相关人员使用。
十、员工培训和质量管理
为了提高档案管理人员的专业水平和服务质量，需要进行定期的员工培训和质量管理。
1 、培训内容：包括档案管理制度、档案管理流程、档案管理软件的使用等方面的培训。
2 、质量评估：定期评估档案管理人员的服务质量和工作效率，及时发现问题并进行改进。
3 、绩效考核：将档案管理人员的档案管理质量和工作效率纳入绩效考核体系，激励和奖励优秀表现的人员。
十一、总结和建议
物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。通过健全的档案管理制度，可以确保物业客户信息的统一、完整和准确，提高物业服务效率和水平，提供可靠的数据参考，加强与物业客户的沟通和合作。此外，引入信息技术，实现客户档案的电子化管理，可以进一步提高档案管理的效率和便利性。同时，通过员工培训和质量管理，可以提高档案管理人员的专业水平和服务质量。在实施档案管理制度的过程中，还应不断优化流程，提高工作效率，同时保障档案的保密和安全性。
综上所述，只有通过完善的物业客户档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。在未来的工作中，我们应不断总结经验，改进工作方法，进一步提高物业客户档案管理的水平和质量。
物业档案管理制度10
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式
公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等
2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等
3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程
4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等
6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等
7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等
8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等
9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等
10.公司客户档案:已结案客户的.完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
物业档案管理制度11
1.客户档案的管理工作由客务部负责。
2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。
3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。
4.每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。
5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。
6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。
7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。
8.原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。
9.客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。
物业客户档案管理制度
一。制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。
二。管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
三。适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的.资料：
1. 收集客户单位资料
2. 客户缴费记录包括各样应付之押金
3. 客户装修工程文件
4. 客户迁入时填具之资料
5. 客户资料补充
6. 客户联络资料
7. 紧急事故联络人的资料
8. 客户与管理处往来文件
9. 客户违规事项与欠费记录
10. 客户维修记录
11. 客户投诉记录
12. 客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序
四。注意事项
1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通；
3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；
4. 接听客户投诉，解决客户投诉；
5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。
物业档案管理制度12
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的'，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、档案保管制度
1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
三、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。
四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。
物业档案管理制度13
1、保卫部档案建立在本部门办公室(原则上由秘书管理);
2、消防档案包括：上级文件、公函;工程消防验收报告;防火检查记录单;火险隐患通知单，向上级呈送的各类消防请示和报告，各级消防组织、灭火力量，消防设施、设备的分布;
3、内保档案包括：上级文件、公函，重点要害部位及人员政审，公安机关对案情案卷，保卫部对案情的调查案卷，公安机关出具的传唤、搜查、逮捕、拘留、劳动教养通知书，司法机关送达的判决通知书，公安机关的外调介绍信，案情通报;
4、其它档案包括：上级文件、通知、会议纪要，向上级请示的.各类行文、饭店各项安全管理制度，对饭店各级安全检查的记录单、通知单、隐患通知书，整改措施、意见和建议，各项安全培训与考核记录，有关安全会议纪要，交通事故、违纪开除、非正常死亡，工作计划和总结;
5、档案分类装存，编排序号，建立目录，严格履行借还登记手续。
6、建立新类别档案需经部门经理，撤消旧档案须经部门经理办公会确定，报上级批准。
物业档案管理制度14
第一条总则
1.为规范公司档案管理，更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。
3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条档案分类:
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)广告策划文案
2.工程技术类
1)设备设施档案
2)招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件
第四条归档工作流程
1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目
1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号
如:20xx/市场/001
2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号
如:20xx/百事可乐/项目/001
3)财务类档案:会计年度设置
4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作，将档案移交表填写清楚。
第七条保管和保密制度
1.存放档案的.档案柜排放整齐;采用统一的档案盒，且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销，防止泄密。
4.节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。
第八条附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
物业档案管理制度15
物业档案资料的管理是物业管理工作中不可或缺的一部分。科学、规范的档案管理能够有效地为各项管理工作提供指导和服务。针对金沙咀国际广场物业的特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》的规定，对物业档案资料进行有效的管理。
部门架构
董事长
物业经理
档案管理员
档案资料建立和管理流程
收集：工程技术、维修、改造资料；智能化系统技术资料；业主/物业使用人资料、证件、购/租房合同、装修审批表；历次管理活动书面、音像资料等。
整理分类：技术资料；业主/物业使用人资料；管理规章及内部管理制度；历次管理工作资料、记录；业主文件、通知、活动记录；财务帐表及分布方案。
归档：按照公司的《物业档案资料的建立与管理制度》进行建立，建立原始档案资料库及输入电脑，建立电子档案资料库。
利用：按权限借用及网上查询，借用时登记，使用后立即归还。
档案的建立与收集
1.设立金沙咀国际广场档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。
2.坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。
3.办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。
4.后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
档案资料的整理与分类
整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
1.档案资料的整理
1）各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作。
2）各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据。
3）应充分利用原有资料作为整理的基础。
4）档案的整理必须保持文件之间的历史联系。
5）档案的整理必须便于保管和利用。
6）收集后的所有信息，统一由金沙咀国际广场档案管理员集中整理。
人力资源管理制度、内部制度、财务管理制度、各部门管理制度、小区项目工程图纸、物品验收及移交管理等是企业内部的重要制度和文件，对于公司的管理和发展具有重要的意义。其中，档案资料的归档管理是非常关键的一环。
归档范围包括各部门和公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容，以及兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容，还包括各部门在专门业务活动中形成的各种档案，如会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等。财务资料则由财务部门归档管理。
归档要求包括：归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；是传真件的应复印后以复印件归档；纸张及文件格式必须符合国家要求，字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；文件材料的归档必须办理移交手续；声像档案的归档要求更为严格。
归档时间方面，文书档案在第二年上半年内归档；建设项目在竣工验收后一个月内归档；各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。归档份数根据具体情况而定。
2、档案管理员需要实现档案信息的录入化、智能检索化以及利用光盘实现档案的全文存储。此外，还需要对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，以防止档案资料的流失。同时，定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，并随时监督电脑使用人员的执行情况。此外，还需要定期对系统使用人员进行最新的安全技术培训，以实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施，确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。
3、档案鉴定和销毁是档案管理中非常重要的`环节。档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案资料管理员负责。鉴定工作人员的任务包括负责制订本单位档案保管期限表，对到期档案提出存、毁意见。确定保管期限原则包括对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存；凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。鉴定工作应该定期进行。档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。如果在鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。销毁档案的程序包括列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告，由单位主管领导审批，并报告由档案室保存。档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章。销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。
4、档案管理人员的岗位责任制非常重要。档案管理人员需要热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案。他们还需要坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献。此外，他们需要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神。他们需要努力研究，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域。最后，他们需要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风。
档案管理是企业管理的重要组成部分，其工作要求工作人员严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。
为了规范资料的归存、借阅、复印和保密，档案管理人员需要贯彻《物业档案资料的建立与管理制度》，包括文件资料的收集管理、归档范围、平时归卷、立卷等方面。同时，他们还应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录，并对公司档案所有内容进行备份存档。
为了保证档案的安全，档案管理人员应与企业签订保密协议，并遵守保密守则。这包括不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记录等。此外，他们还应该避免在非保密本上记录机密资料，在私人通信中涉及机密，以及在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密。同时，他们还应该避免在不利于保密的地方存放机密文件和资料，以及不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。
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